Je to věčný boj snad všech účetních kanceláří. Nebo aspoň těch, které nenabízejí své služby za plato vajec nebo nesoutěží o cenu za nejlevnějšího účetního. Mluvím o ceně účetních služeb. V tomto článku proto rozebírám, co a proč ji ovlivňuje – minimálně v Jasparu.
Informace v poptávce často neodrážejí realitu
Typická poptávka vedení účetnictví zahrnuje počet dokladů, položek v bankovních výpisech a počet bankovních účtů. U mzdové agendy poptávající uvádějí počty zaměstnanců na různé úvazky, srážek z mezd, zahraničních pracovníků atd.
Co neobsahuje téměř nikdy? Popis skutečného stavu účetnictví. Proč? Velká část podnikatelů ekonomice a účetnictví své firmy rozumí mnohem méně, než by měli. Nejsou tak schopni jeho stav posoudit.
Pokud je potenciální zákazník svolný ke schůzce a nechce jen „vystřelit“ cenovou nabídku na základě jednoho e-mailu (což je běžné), dokážu se obvykle na detaily doptat a udělat si obrázek o realitě. I tak mám někdy daleko k ideálnímu povědomí o „startovní čáře“ spolupráce.
Skutečný objem práce potřebné pro řádné a bezchybné vedení účetnictví totiž často odhalíme až v momentě, kdy se začneme seznamovat s podklady. V tu chvíli vypadnou ze skříní všichni kostlivci.
Množství podkladů ke zpracování je jen jeden dílek ceny
Základem pro stanovení ceny stále zůstává počet zpracovaných dokladů. Je zkrátka rozdíl vést agendu s.r.o. bez zaměstnanců a s deseti fakturami ročně nebo firmy s padesáti zaměstnanci a tisíci položkami měsíčně.
Pokud vaše podnikání vyžaduje speciální znalosti nebo specifické činnosti (například obchodujete ve velkém s produkty podléhajícími spotřební dani, vedete účetnictví dle IFRS, podnikáte ve financích, kde se uplatňují další nařízení (AML – Anti Money Laundering, …), je třeba počítat s vyššími cenami.
Co od účetnictví čekáte?
Dalším faktorem ovlivňujícím cenu je očekávání zákazníka od účetnictví a komplexnost výstupů pro další (manažerskou) práci.
Typické očekávání je dostat minimum potřebné pro plnění zákonných povinností za co nejnižší cenu. Tedy situace, kdy do pomyslného automatu s názvem „účetní“ zákazník „vhodí“ doklady za minulý měsíc a „vypadnou“ z něj přiznání pro finanční úřad, SSZ a zdravotní pojišťovnu. Mnoho podnikatelů má stále účetnictví za největší „nutné zlo“, které snášejí jen z povinnosti.
Pak se jednou za deset let (jak by řekl Václav Lohnický coby psychiatr ve filmu „Jáchyme, hoď ho do stroje“) objeví zákazník, který v účetnictví vidí něco víc. Data potřebná pro kvalitní a zodpovědné finanční řízení firmy. Takový zákazník:
- Řeší primárně hodnotu, kterou od nás dostane.
- S účetní se setkává každý měsíc, konzultuje a sbírá vstupy pro management.
- Chce se vyznat v hlavních parametrech účetnictví a vnímá je jako důležitá data pro finanční řízení.
- Chce vidět výhledy do budoucna a to, jak různá rozhodnutí, investice nebo očekávané události ovlivní finanční zdraví jeho firmy.
- Pro práci s financemi nepoužívá excel, ale manažerský reporting z účetního software včetně vizualizace dat. Díky němu se mnohem lépe orientuje a dokáže dělat informovaná rozhodnutí.
- Pracuje se simulacemi ziskovosti a cashflow pro různé scénáře vývoje firmy.
- Pro tyto simulace připravuje odlišné plány postupu. Je tak připraven se s nimi včas správně vypořádat. A jak se říká: „Kdo je připraven, nebývá překvapen.“
Nízká cena = vyšší rizika
Účetní kanceláře s nízkými cenami musejí logicky někde šetřit. Takové kanceláře nemají peníze na investice do technologií. Nemůžou investovat do zabezpečení. Do systémů a nástrojů, které zefektivňují jejich procesy. Nemůžou dobře zaplatit kvalitní tým, jeho vzdělávání a rozvoj.
Uvedu příklad. Vývoj našeho systému controllingu, který snižuje riziko lidské chyby a umožňuje zákazníkům nahlížet do jejich účetnictví, stál stovky tisíc korun. Nebo pojištění odpovědnosti, které je mezi účetními kancelářemi stále spíše výjimkou, nás stojí ročně desítky tisíc.
Jak to máme s technologiemi v Jasparu?
- Máme vlastní zabezpečenou interní síť mimo „standardní internet“. Veškerá data zákazníků jsou posílána po této síti. Díky tomu jsou chráněna před vnějšími hrozbami (hackerské útoky, krádeže dat, ransomware (uzamčení dat a požadavek výkupného pro jejich opětovné uvolnění) apod.).
- Vyvinuli jsme vlastní online systém manažerského reportingu.
- Pro komunikaci a správu zákaznických požadavků máme ticketovací portál, ve kterém lze sledovat stav úkolů, posílat přes něj podklady apod.
- Pro archivaci využíváme online důvěryhodný archiv. Zapomeňte na šanony skladované po desítky let.
- Data zálohujeme vícekrát na vlastních, geograficky oddělených serverech.
- Ke svému účetnímu softwaru můžete přistupovat přes webový prohlížeč. Žádné vzdálené plochy, složité instalace a podobně.
- Dbáme na maximální zabezpečení. Do klíčových systémů jsme nasadili dvoufaktorové ověřování. Dostanou se tak do nich pouze oprávněné osoby.
Díky těmto investicím mohou naši zákazníci klidně spát. Výrazně totiž snižují možnost, že se něco pokazí. A že se toho v účetnictví může pokazit! Chcete příklady? Přečtěte si naše případové studie.
Co z toho vyplývá? Účetní kancelář musí mít dostatek peněz, aby mohla zvyšovat přidanou hodnotu služeb a minimalizovat možná rizika. Zákazník si pak musí vybrat, jestli chce klid, kvalitní data a špičkový servis, nebo nízkou cenu.
Samostatná účetní je zpravidla levnější
Jiná situace je u samostatných účetních. Bývají extrémně levné. Proč?
- Pracují z domu. Neplatí tedy nájem za kanceláře.
- Mají jednu licenci na jediný účetní software. Pokud do něj chcete přístup nebo pracujete v jiném systému, zpravidla vám nemohou vyhovět.
- Software běží na počítači, který mnohdy pamatuje Windows XP.
Využívání služeb samostatných účetních má kriticky důležité nevýhody:
1) Takové účetní mají omezenou expertizu a zkušenosti definované malým počtem firem, kterým poskytují služby.
Oproti tomu větší účetní kanceláře, včetně firmy Jaspar, těží z know-how sbíraného a sdíleného celým týmem. Každý jeho nový člen toto know-how rozšiřuje. Sdílením nasbíraných zkušeností mezi sebou tým výrazně zvyšuje šanci, že každou, i velmi nestandardní, situaci vyřeší správně. Samostatné účetní se musí spolehnout samy na sebe nebo na rady z internetu.
Větší tým také nabídne širší expertizu. Jedna účetní řeší více firmy se zahraniční klientelou. Jiná má zkušenosti se specifickým oborem nebo se zákazníky podléhajícími méně běžným zákonům a normám (finančnictví a investice, zbrojní průmysl, prodej lihovin apod.).
2) A hlavně – samostatná účetní není zastupitelná!
Její zákazníci podstupují enormní riziko. Klíčová data pro řízení firmy a plnění zákonných povinností závisí na dostupnosti jediné osoby. Co když onemocní? Zemře? Co když z nějakého důvodu přestane komunikovat a zmizí? Doslova! Věřte mi, nejde o teorii. Takové případy jsme zažili.
Z naší praxe: Když realita předčí očekávání
K napsání článku mě vedly stovky jednání se zájemci o naše služby. Poslední hřebíček do rakve, ve které leží můj odpor k psaní, ale zatloukl jeden z posledních zákazníků.
Větší firma. Obrat 30+ milionů Kč. Tisíce položek měsíčně k zaúčtování. Mnoho příprav si udělají sami. Chystají pro nás veškeré podklady. Posílají je digitálně. Párují banku atd. Co ohledně příprav podkladů nevědí, chtějí se doučit. A zaplatí za to, že se jim z počátku budeme více věnovat. Díky tomu všemu jsem jim mohl nabídnout velmi slušnou cenu.
Pak nastala srážka s realitou. Dostali jsme podklady a začali pracovat. Účetnictví ale bylo mnohem komplikovanější, než jsme očekávali. Tu přibyl požadavek, který zákazník při jednáních nezmínil. Najednou jsou třeba měsíční uzávěrky. Nebo mnohem více výstupů pro finanční řízení, než je ve smlouvě. Jistě, nic není problém. Vše zařídíme.
Pak jsem ale poslal novou kalkulaci měsíčního paušálu. O 60 % vyšší. Zákazník byl nespokojený. „Máme přece cenu ve smlouvě!“ říká. „Ano, máme! A také rozsah služeb, kterým původní cena odpovídá.“ oponuji já.
Otázka volby
Zákazník si musí vybrat. Chce levné účetnictví, nebo chce vše potřebné pro finanční řízení a kvalifikované rozhodování? Chce účetní firmu, která mu dodá základ pro splnění zákonných povinností? Nebo chce technologicky, personálně a znalostně vyspělého partnera schopného poskytnout mu vše potřebné pro kvalitní manažerskou práci?
Abyste pro manažerské rozhodování měli dobré podklady, musí být již od počátku správně nastavená účtová osnova. Ta poskytuje data pro finanční reporting. Na základě reportingu se rozhodujete při řízení firmy. Náklady, výnosy, cashflow. To vše hraje roli v tom, jestli udržíte firmu stabilní a finančně zdravou. A také jestli její provoz bude dlouhodobě udržitelný, či nikoliv. Správné nastavení účtové osnovy vyžaduje čas, konzultace a alespoň základní znalost pojmů a principů účetnictví z vaší strany.
Automatizace a řešení na první pohled složitějších případů
Vybíráte-li účetní kancelář podle ceny, pravděpodobně se ochudíte o možnosti spojené s pokročilým know-how a nutnými investicemi do technologií.
Zmíním například jednoho z našich největších zákazníků operujícího s velkým množstvím skladových položek. To znamená:
- naskladňování a vyskladňování komponent pro výrobu,
- kompletace výrobků z nich,
- naskladňování hotových výrobků,
- vyskladňování výrobků při prodeji atd.
Tedy operace, kterých větší firmy mohou mít stovky či tisíce měsíčně.
Samostatná účetní či levná účetní kancelář pravděpodobně nebude schopná takového zákazníka účtovat. Případně na něm stráví mnoho desítek hodin ruční práce. Tu ve výsledku zaplatí zákazník.
V Jasparu máme dostatečné finanční a znalostní kapacity, abychom účtování takových operací dokázali automatizovat s využitím pokročilých technologií a zkušených členů týmu. Díky tomu jsme schopni tohoto zákazníka obsloužit. Často i za výhodnějších podmínek díky menšímu podílu drahé lidské práce.
Závěrem: Než pošlete poptávku, přemýšlejte
Ať už budete při výběru nového dodavatele účetních služeb oslovovat kancelář Jaspar nebo kteroukoliv jinou, před posláním poptávky určitě zvažte:
- Je váš případ něčím specifický? Podnikáte třeba v oboru s vlivem specifické legislativy? Nebo máte obrovské pohyby položek (prodejny, sklady, na bankovních účtech apod.), které by větší kancelář mohla zpracovávat efektivněji díky technologiím?
- Máte rozsáhlé účetnictví, nebo jen pár faktur ročně? Čím rozsáhlejší a komplexnější účetnictví, tím těžší bude jeho převod k jiné účetní, pokud váš dodavatel z nějakého důvodu nebude moci pokračovat v práci. Zažili jsme i případy, kdy účetnictví předat prostě nešlo. Byla tudíž nutná jeho rekonstrukce. Pak se bavíme o nákladech v desítkách až stovkách tisíc. A nejde pouze o situace, kdy účetní přestane úplně vykonávat svou práci. Stačí dlouhodobější nemoc nebo pobyt v nemocnici zrovna v nejhorší době – typicky v období příprav roční závěrky a přiznání k dani z příjmu.
- Chcete jen podklady pro plnění zákonných povinností? Nebo očekáváte informace pro dobré řízení firemní ekonomiky a financí?
Teprve pak doporučuji zasednout k počítači a poslat poptávku. Předejdete tím mrzení a ztrátě času a peněz na obou stranách.
Vše rozmyšleno a připraveno na nový start?
Chcete účetní služby, které vám opravdu pomohou řídit firmu? Kontaktujte nás. Rádi s vámi vše nezávazně (a podrobně) probereme.
