Sehr geehrte Kunden,
wir möchten Sie über eine wichtige Änderung im Bereich der Beschäftigung informieren, die alle Arbeitgeber unabhängig von ihrer Größe oder der Anzahl ihrerMitarbeiter betrifft. Ab dem 1. Juli 2026 wird die Meldepflicht gegenüber dem Staat, konkret gegenüber der Tschechischen Sozialversicherungsbehörde (ČSSZ), verschärft.
Rechtsgrundlage
Die genannten Rechtsvorschriften führen ein neues System zur Erfassung von Arbeitnehmern ein und ersetzen die bisherige, fragmentierte Meldepraxis gegenüber staatlichen Institutionen,
– Gesetz Nr. 323/2025 Sb. über die einheitliche monatliche Meldung des Arbeitgebers (JMHZ)
– Durchführungsverordnung der Regierung Nr. 417/2025 Sb.
– das damit verbundene Änderungsgesetz Nr. 360/2025 Sb.
✅ Was sich ab dem 1. Juli 2026 ändert:
Es besteht nun die Verpflichtung, jeden Arbeitnehmer noch vor seinem Arbeitsantritt in das von der ČSSZ geführte Arbeitnehmerregister einzutragen.
Ab dem 1. Juli 2026 müssen Sie daher alle neuen Mitarbeiter:
– spätestens am Tag des Arbeitsantritts anmelden (bisher galt eine Frist von 8 Kalendertagen)
– Dies stellt in der Praxis eine große Veränderung dar, insbesondere im Hinblick auf mögliche Kontrollen und Inspektionen.
✅ Grundregel:
Ein Arbeitnehmer darf seine Arbeit erst aufnehmen, wenn er zuvor in das Mitarbeiterverzeichnis eingetragen wurde.
Für wen gilt diese Verpflichtung:
für alle Arbeitgeber (auch kleine Unternehmen) für alle arbeitsrechtlichen Verhältnisse (also für alle Arbeitnehmer),
d. h.
– für das Arbeitsverhältnis (HPP)
– für die Vereinbarung über die Ausübung einer Tätigkeit (DPČ)
– für die Vereinbarung über die Ausführung von Arbeiten (DPP)
Ab Juli werden die Vorschriften rund um das JMHZ noch weiter „verschärft“:
-Es gilt bereits die reguläre Meldepflicht (ohne Übergangsphase)
-Die Daten zu den Arbeitnehmern werden:
– im Register der ČSSZ
– und sind institutionsübergreifend vernetzt
Das bedeutet:
- stärkere Kontrollen durch das Finanzamt, die ČSSZ und das Arbeitsamt
- geringere Toleranz gegenüber Fehlern
Auswirkungen in der Praxis:
- Es gibt keinen Spielraum mehr, Anträge nachträglich „nachzuholen“
- Es entsteht die Notwendigkeit:
- den Vertrag bereits vor Arbeitsantritt unterzeichnet zu haben
- die Daten rechtzeitig in das Lohnabrechnungssystem einzugeben
Probleme treten vor allem auf:
- bei Aushilfskräften „in letzter Minute“
- bei Arbeitsantritten „ab morgen“
Konkret wird Folgendes erforderlich sein: Anpassung des Onboarding-Prozesses
Es besteht ein erhöhtes Risiko von Bußgeldern
Ab Juli werden verstärkt Kontrollen durchgeführt:
- rechtzeitige Anmeldung der Mitarbeiter
- Datenabweichungen im JMHZ
- fehlende Aufzeichnungen
Die Bußgelder können bereits in der Größenordnung von Tausenden bis Zehntausenden liegen
Wie ist vorzugehen:
1) Vor dem Arbeitsantritt des Mitarbeiters:
– einen Arbeitsvertrag oder eine Vereinbarung abschließen
– den Mitarbeiter im ČSSZ-System (Mitarbeiterregister) anmelden
2) Nach dem Arbeitsantritt des Mitarbeiters:
– gegebenenfalls alle Daten (falls eine teilweise Anmeldung erfolgte) innerhalb von 8 Tagen vervollständigen
3) Falls der Mitarbeiter nicht antritt:
– Die Registrierung innerhalb von 8 Tagen nach dem geplanten Arbeitsantritt stornieren
Was der Arbeitgeber der Buchhaltung zur Verfügung stellen muss:
Um die gesetzliche Verpflichtung fristgerecht zu erfüllen, müssen der Lohnbuchhaltung folgende Angaben VOR dem Arbeitsantritt des Mitarbeiters (idealerweise mindestens 1–2 Arbeitstage im Voraus) zur Verfügung gestellt werden:
– Vor- und Nachname des Mitarbeiters
– Geburtsnummer (bei Ausländern Geburtsdatum + Identifikationsdaten)
– Wohnadresse
– Staatsangehörigkeit
– Krankenkasse
– Datum des Arbeitsantritts
– Art des Arbeitsverhältnisses (Vollzeitbeschäftigung / befristeter Arbeitsvertrag / Werkvertrag)
– vereinbarte Art der Tätigkeit und berufliche Einstufung
– Höhe des Lohns / der Vergütung
– Umfang der Arbeitszeit (bei Vollzeitbeschäftigung/befristetem Arbeitsvertrag)
– unterzeichneter Arbeitsvertrag oder Vereinbarung
Darüber hinaus müssen unmittelbar nach Arbeitsantritt, spätestens jedoch innerhalb von 8 Tagen, folgende Unterlagen nachgereicht werden:
– Ergänzung fehlender Angaben (sofern diese vor Arbeitsantritt nicht vorlagen)
– eventuelle Änderungen der Angaben (z. B. Krankenkasse, Adresse usw.)
⚠️ Wichtiger Hinweis:
Werden diese Angaben nicht rechtzeitig vorgelegt, kann der Mitarbeiter nicht angemeldet werden und darf seine Arbeit nicht aufnehmen!
Folgen bei Nichteinhaltung:
Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung kann als illegale Beschäftigung gewertet werden, was zur Verhängung von Geldstrafen durch staatliche Behörden führen kann.
Empfehlungen:
– Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsvertrag vor Arbeitsantritt abgeschlossen ist.
– Passen Sie Ihre internen Einstellungsverfahren an.
– Erlauben Sie keinen Arbeitsantritt ohne vorherige Registrierung.
– Planen Sie den Arbeitsantritt von Mitarbeitern im Voraus.
Bei Fragen oder wenn Sie Beratung benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
