Es ist ein ewiger Kampf fast aller Buchhaltungsbüros. Oder zumindest jener, die ihre Dienstleistungen nicht zum Preis eines Kartons Eier anbieten oder nicht um den Titel des billigsten Buchhalters konkurrieren. Ich spreche über den Preis für Buchhaltungsdienstleistungen. In diesem Artikel werde ich daher analysieren, was diesen Preis beeinflusst und warum – zumindest bei Jaspar.

 

Informationen in einer Anfrage spiegeln oft nicht die Realität wider

Eine typische Anfrage für die Buchführung umfasst die Anzahl der Belege, die Posten in den Kontoauszügen und die Anzahl der Bankkonten. Bei der Lohnbuchhaltung geben die Anfragenden die Anzahl der Mitarbeiter mit unterschiedlichen Verträgen, Lohnabzügen, ausländischen Mitarbeitern usw. an.

Was fast nie enthalten ist? Eine Beschreibung des tatsächlichen Zustands der Buchhaltung. Warum? Ein großer Teil der Unternehmer versteht die Wirtschaft und die Buchführung ihres Unternehmens viel weniger, als sie sollten. Sie sind daher nicht in der Lage, den Zustand zu beurteilen.

Wenn ein potenzieller Kunde bereit ist, sich zu treffen und nicht nur ein „Schrotschuss“-Preisangebot auf der Grundlage einer einzigen E-Mail wünscht (was üblich ist), kann ich in der Regel Details erfragen und mir ein Bild von der Realität machen. Selbst dann bin ich manchmal weit davon entfernt, ein ideales Verständnis für die „Startlinie“ unserer Zusammenarbeit zu haben.

Der wahre Arbeitsaufwand, der für eine ordnungsgemäße und fehlerfreie Buchführung erforderlich ist, wird oft erst dann aufgedeckt, wenn wir uns mit den Unterlagen vertraut machen. In diesem Moment fallen alle Skelette aus dem Schrank.

 

Die Anzahl der zu verarbeitenden Belege ist nur ein Teil des Preises

Die Anzahl der verarbeiteten Belege bleibt die Grundlage für die Preisgestaltung. Es ist einfach ein Unterschied, ob man die Agenda einer GmbH ohne Mitarbeiter und mit zehn Rechnungen pro Jahr führt oder die eines Unternehmens mit fünfzig Mitarbeitern und Tausenden von Posten pro Monat.

Wenn Ihr Unternehmen spezielle Kenntnisse oder spezifische Tätigkeiten erfordert (zum Beispiel, wenn Sie in großen Mengen mit verbrauchssteuerpflichtigen Produkten handeln, die Buchhaltung nach IFRS führen, im Finanzwesen tätig sind, wo andere Vorschriften gelten (AML – Anti Money Laundering, …)), müssen Sie mit höheren Preisen rechnen.

 

Was erwarten Sie von der Buchhaltung?

Ein weiterer preisbeeinflussender Faktor sind die Erwartungen des Kunden an die Buchhaltung und die Komplexität der Ergebnisse für die weitere (managerielle) Arbeit.

Die typische Erwartung ist, das Minimum zu erhalten, das zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten erforderlich ist, und das zu einem möglichst niedrigen Preis. Das heißt, eine Situation, in der der Kunde Belege für den vergangenen Monat in einen metaphorischen „Buchhalter“-Automaten „wirft“ und die Steuererklärungen für das Finanzamt, die Sozialversicherung und die Krankenkasse „herausfallen“. Viele Unternehmer betrachten die Buchhaltung immer noch als das größte „notwendige Übel“, das sie nur aus Pflicht ertragen.

Dann, einmal in zehn Jahren (wie Václav Lohnický als Psychiater im Film „Jáchym, wirf ihn in die Maschine.“ sagen würde), taucht ein Kunde auf, der mehr in der Buchhaltung sieht. Die Daten, die für ein qualitativ hochwertiges und verantwortungsvolles Finanzmanagement des Unternehmens erforderlich sind. Ein solcher Kunde:

• Fragt in erster Linie nach dem Wert, den er von uns erhält.
• Trifft sich jeden Monat mit dem Buchhalter, berät sich und sammelt Informationen für das Management.
• Möchte die wichtigsten Parameter der Buchhaltung verstehen und sieht sie als wichtige Daten für das Finanzmanagement.
• Möchte Zukunftsaussichten sehen und wissen, wie sich verschiedene Entscheidungen, Investitionen oder erwartete Ereignisse auf die finanzielle Gesundheit seines Unternehmens auswirken werden.
• Verwendet für die Arbeit mit Finanzen nicht Excel, sondern das Manager-Reporting der Buchhaltungssoftware, einschließlich der Datenvisualisierung. Dadurch ist er viel besser orientiert und kann fundierte Entscheidungen treffen.
• Arbeitet mit Rentabilitäts- und Cashflow-Simulationen für verschiedene Unternehmensentwicklungsszenarien.
• Erstellt für diese Simulationen verschiedene Handlungspläne. So ist er darauf vorbereitet, rechtzeitig richtig mit ihnen umzugehen. Wie man so schön sagt: „Wer vorbereitet ist, wird nicht überrascht.“

 

Niedriger Preis = höhere Risiken

Buchhaltungsbüros mit niedrigen Preisen müssen logischerweise irgendwo sparen. Solche Büros haben kein Geld für Investitionen in Technologien. Sie können nicht in Sicherheit investieren. In Systeme und Tools, die ihre Prozesse rationalisieren. Sie können kein hochwertiges Team gut bezahlen und auch nicht in dessen Bildung und Entwicklung investieren.

Ich gebe ein Beispiel. Die Entwicklung unseres Controllingsystems, das das Risiko menschlicher Fehler reduziert und es Kunden ermöglicht, in ihre Buchhaltung zu blicken, hat Hunderttausende von Kronen gekostet. Oder die Haftpflichtversicherung, die unter Buchhaltungsbüros immer noch eher eine Ausnahme ist, kostet uns jährlich Zehntausende.

 

Wie sieht es mit der Technologie bei Jaspar aus?

• Wir verfügen über ein eigenes sicheres internes Netzwerk außerhalb des „Standardinternets“. Alle Kundendaten werden über dieses Netzwerk gesendet. Dadurch sind sie vor externen Bedrohungen (Hackerangriffe, Datendiebstahl, Ransomware (Datenverschlüsselung und Lösegeldforderung für deren Freigabe) usw.) geschützt.
• Wir haben unser eigenes Online-System für das Manager-Reporting entwickelt.
• Für die Kommunikation und Verwaltung von Kundenanfragen haben wir ein Ticketing-Portal, in dem Sie den Status von Aufgaben verfolgen und Unterlagen senden können.
• Für die Archivierung verwenden wir ein Online-Vertrauensarchiv. Vergessen Sie Ordner, die jahrzehntelang gelagert werden.
• Wir sichern Daten mehrmals auf unseren eigenen, geografisch getrennten Servern.
• Sie können über einen Webbrowser auf Ihre Buchhaltungssoftware zugreifen. Keine Remote-Desktops, komplizierte Installationen und dergleichen.
• Wir bestehen auf maximaler Sicherheit. Für wichtige Systeme haben wir die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeführt. Nur autorisierte Personen können darauf zugreifen.

 

Dank dieser Investitionen können unsere Kunden ruhig schlafen. Sie reduzieren das Risiko, dass etwas schiefgeht, erheblich. Und in der Buchhaltung kann viel schiefgehen! Möchten Sie Beispiele? Lesen Sie unsere Fallstudien.

Was folgt daraus? Ein Buchhaltungsbüro muss über genügend Geld verfügen, um den Mehrwert der Dienstleistungen zu steigern und mögliche Risiken zu minimieren. Der Kunde muss sich dann entscheiden, ob er Ruhe, qualitativ hochwertige Daten und erstklassigen Service oder einen niedrigen Preis wünscht.

 

Ein Einzelbuchhalter ist in der Regel billiger

Die Situation bei Einzelbuchhaltern ist anders. Sie sind extrem billig. Warum?

• Sie arbeiten von zu Hause aus. Sie zahlen also keine Miete für Büros.
• Sie haben eine einzige Lizenz für eine einzige Buchhaltungssoftware. Wenn Sie Zugang dazu wünschen oder in einem anderen System arbeiten, können sie Ihnen in der Regel nicht entgegenkommen.
• Die Software läuft auf einem Computer, der möglicherweise noch aus der Zeit von Windows XP stammt.

 

Die Inanspruchnahme der Dienste von Einzelbuchhaltern hat entscheidende Nachteile:

1) Solche Buchhalter haben eine begrenzte Expertise und Erfahrung, die sich auf die geringe Anzahl von Unternehmen beschränkt, die sie betreuen.

Im Gegensatz dazu profitieren größere Buchhaltungsbüros, einschließlich der Firma Jaspar, von dem Know-how, das vom gesamten Team gesammelt und geteilt wird. Jedes neue Teammitglied erweitert dieses Know-how. Durch den Austausch der gesammelten Erfahrungen untereinander erhöht das Team die Wahrscheinlichkeit, dass jede, auch sehr ungewöhnliche, Situation richtig gelöst wird. Einzelbuchhalter müssen sich auf sich selbst oder auf Ratschläge aus dem Internet verlassen.

Ein größeres Team bietet auch eine breitere Expertise. Ein Buchhalter betreut mehrere Unternehmen mit ausländischer Kundschaft. Ein anderer hat Erfahrung mit einer bestimmten Branche oder mit Kunden, die weniger verbreiteten Gesetzen und Vorschriften unterliegen (Finanz- und Investitionswesen, Rüstungsindustrie, Spirituosenverkauf usw.).

 

2) Und vor allem – ein Einzelbuchhalter ist nicht ersetzbar!

Ihre Kunden gehen ein enormes Risiko ein. Entscheidende Daten für die Unternehmensführung und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten hängen von der Verfügbarkeit einer einzigen Person ab. Was, wenn sie krank wird? Stirbt? Was, wenn sie aus irgendeinem Grund die Kommunikation einstellt und verschwindet? Im wahrsten Sinne des Wortes! Glauben Sie mir, das ist keine Theorie. Wir haben solche Fälle erlebt.

 

Aus unserer Praxis: Wenn die Realität die Erwartungen übertrifft

Hunderte von Gesprächen mit Interessenten für unsere Dienstleistungen haben mich dazu veranlasst, diesen Artikel zu schreiben. Aber der letzte Nagel in den Sarg, in dem meine Abneigung gegen das Schreiben lag, wurde von einem unserer letzten Kunden eingeschlagen.

Ein größeres Unternehmen. Umsatz über 30 Millionen CZK. Tausende von Posten pro Monat zur Verbuchung. Vieles bereiten sie selbst vor. Sie bereiten alle Unterlagen für uns vor. Sie senden sie digital. Sie gleichen die Bank ab usw. Was sie bei der Vorbereitung der Unterlagen nicht wissen, wollen sie lernen. Und sie zahlen dafür, dass wir ihnen am Anfang mehr Aufmerksamkeit schenken. Dank alldem konnte ich ihnen einen sehr fairen Preis anbieten.

Dann kam die Kollision mit der Realität. Wir haben die Unterlagen erhalten und mit der Arbeit begonnen. Aber die Buchhaltung war viel komplizierter, als wir erwartet hatten. Plötzlich wurde eine Anforderung hinzugefügt, die der Kunde bei den Gesprächen nicht erwähnt hatte. Es werden nun monatliche Abschlüsse benötigt. Oder viel mehr Ergebnisse für das Finanzmanagement, als im Vertrag steht. Natürlich ist nichts ein Problem. Wir kümmern uns um alles.

Aber dann habe ich eine neue Berechnung des monatlichen Pauschalbetrags verschickt. 60 % höher. Der Kunde war unzufrieden. „Aber wir haben doch einen Preis im Vertrag!“, sagt er. „Ja, haben wir! Und auch den Umfang der Dienstleistungen, dem der ursprüngliche Preis entspricht“, entgegne ich.

 

Eine Frage der Wahl

Der Kunde muss sich entscheiden. Möchte er eine billige Buchhaltung, oder möchte er alles, was er für das Finanzmanagement und qualifizierte Entscheidungen benötigt? Möchte er ein Buchhaltungsbüro, das ihm die Grundlagen für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten liefert? Oder möchte er einen technologisch, personell und wissensmäßig fortgeschrittenen Partner, der ihm alles Notwendige für eine hochwertige Managerarbeit bieten kann?

Damit Sie für Ihre Managemententscheidungen gute Unterlagen haben, muss der Kontenplan von Anfang an richtig eingerichtet sein. Dieser liefert die Daten für das Finanzreporting. Auf der Grundlage des Reportings treffen Sie Entscheidungen über die Unternehmensführung. Kosten, Einnahmen, Cashflow. All dies spielt eine Rolle dabei, ob Sie das Unternehmen stabil und finanziell gesund halten. Und auch, ob sein Betrieb langfristig tragfähig ist oder nicht. Das korrekte Einrichten des Kontenplans erfordert Zeit, Konsultationen und zumindest grundlegende Kenntnisse der Begriffe und Prinzipien der Buchhaltung von Ihrer Seite.

 

Automatisierung und Lösungen für scheinbar komplexere Fälle

Wenn Sie ein Buchhaltungsbüro nach dem Preis auswählen, entgehen Ihnen wahrscheinlich die Möglichkeiten, die mit fortgeschrittenem Know-how und den notwendigen Investitionen in Technologien verbunden sind.

Ich möchte als Beispiel einen unserer größten Kunden nennen, der mit einer großen Anzahl von Lagerartikeln arbeitet. Das bedeutet:

• Ein- und Auslagern von Komponenten für die Produktion,
• Fertigstellung von Produkten aus diesen,
• Einlagern von Fertigprodukten,
• Auslagern von Produkten beim Verkauf usw.

 

Das sind Vorgänge, von denen größere Unternehmen Hunderte oder Tausende pro Monat haben können.

Ein Einzelbuchhalter oder ein billiges Buchhaltungsbüro wäre wahrscheinlich nicht in der Lage, die Buchhaltung für einen solchen Kunden zu übernehmen. Oder er würde Dutzende von Stunden manueller Arbeit darauf verwenden. Die der Kunde letztendlich bezahlen würde.

Bei Jaspar verfügen wir über ausreichende finanzielle und wissensmäßige Kapazitäten, um die Buchführung solcher Vorgänge mithilfe fortschrittlicher Technologien und erfahrener Teammitglieder zu automatisieren. Dank dessen sind wir in der Lage, diesen Kunden zu bedienen. Oft sogar zu günstigeren Konditionen, da der Anteil teurer menschlicher Arbeit geringer ist.

 

Fazit: Denken Sie nach, bevor Sie eine Anfrage senden

Egal, ob Sie Jaspar oder ein anderes Büro bei der Auswahl eines neuen Anbieters für Buchhaltungsdienstleistungen kontaktieren, denken Sie unbedingt nach, bevor Sie eine Anfrage senden:

• Ist Ihr Fall in irgendeiner Weise spezifisch? Sind Sie zum Beispiel in einem Bereich tätig, der von speziellen Gesetzen beeinflusst wird? Oder haben Sie große Bewegungen von Posten (Geschäfte, Lager, auf Bankkonten usw.), die ein größeres Büro dank Technologie effizienter verarbeiten könnte?
• Haben Sie eine umfangreiche Buchhaltung oder nur ein paar Rechnungen pro Jahr? Je umfangreicher und komplexer die Buchhaltung, desto schwieriger wird es, sie auf einen anderen Buchhalter zu übertragen, falls Ihr Anbieter aus irgendeinem Grund nicht mehr weiterarbeiten kann. Wir haben auch Fälle erlebt, in denen die Buchhaltung einfach nicht übergeben werden konnte. Ihre Rekonstruktion war daher notwendig. Dann sprechen wir über Kosten in Höhe von Zehntausenden bis Hunderttausenden. Und es handelt sich nicht nur um Situationen, in denen der Buchhalter seine Arbeit komplett einstellt. Eine längerfristige Krankheit oder ein Krankenhausaufenthalt gerade zur ungünstigsten Zeit – typischerweise während der Vorbereitung des Jahresabschlusses und der Einkommensteuererklärung – ist ausreichend.
• Möchten Sie nur Unterlagen zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten? Oder erwarten Sie Informationen für ein gutes Management der Unternehmenswirtschaft und der Finanzen?

 

Erst dann empfehle ich, sich an den Computer zu setzen und eine Anfrage zu senden. Sie vermeiden so Ärger und Zeit- und Geldverlust auf beiden Seiten.

 

Haben Sie alles durchdacht und sind bereit für einen Neuanfang?

Möchten Sie Buchhaltungsdienstleistungen, die Ihnen wirklich bei der Unternehmensführung helfen? Kontaktieren Sie uns. Wir besprechen gerne alles unverbindlich (und ausführlich) mit Ihnen.