In der heutigen Zeit kommt es in der Buchhaltungspraxis immer häufiger zu Situationen, in denen Unternehmer und Unternehmen eine Rekonstruktion der Buchhaltung benötigen. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von mangelhafter Qualität der Arbeit früherer Buchhalter über Datenverluste bis hin zu Zweifeln an der Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchführung. Dies kann auch auf Streitigkeiten zwischen Gesellschaftern zurückzuführen sein.
Die Rekonstruktion der Buchführung ist sehr anspruchsvoll und mühsam, so dass eine sorgfältige Planung und schrittweise Durchführung unerlässlich ist. Die Kommunikation zwischen dem Mandanten und der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist sehr wichtig.
Welche Möglichkeiten gibt es für die Rekonstruktion der Buchhaltung?
Als Erstes muss geklärt werden, welche Unterlagen vorhanden sind und ob im Rahmen der Rekonstruktion alles neu in die Buchhaltungssoftware eingegeben wird oder ob überhaupt Daten eingegeben werden. Dies könnte durch die Rekonstruktion einer Datenbank geschehen, die das Unternehmen möglicherweise gespeichert hat.
Zu Beginn muss eine Liste der wichtigsten Unterlagen erstellt werden. Das bedeutet, dass die vorhandenen Primärdokumente gesichert werden müssen. Anschließend ist zu prüfen, ob diese Primärbelege in der Buchhaltung in der richtigen Periode und in der richtigen Höhe erfasst sind. Falls erforderlich, sind die Belege zu korrigieren oder zu ergänzen.
Führen Sie gegebenenfalls eine vollständige körperliche Bestandsaufnahme der Geldvermögen durch und überprüfen Sie die Berechnung der Salden.
Die Verwendung der Steuerinformationsbox vereinfacht die Arbeit
Es wird wichtig sein, Kopien von Dokumenten zu erstellen, die bei staatlichen Einrichtungen eingereicht werden. Meistens handelt es sich dabei um eingereichte Steuererklärungen und Zusammenfassungen über Lohnabzüge. Heutzutage kann jede natürliche und juristische Person einen registrierten Steuerinformationskasten haben, in dem sie alle ihre steuerrelevanten Einreichungen finden kann. Auch Versicherungsgesellschaften verfügen über Informationsserver für ihre Steuerzahler.
Bei Bedarf müssen Kopien aller Miet-, Darlehens-, Kauf-, Verkaufs- und Versicherungsverträge angefordert werden. Rechnungen, Gutschriften und Gutschriften können von Lieferanten und Kunden angefordert werden. Durch eine Bestandsaufnahme der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung können wir fehlende Belege oder Diskrepanzen in der Höhe der Forderungen und Verbindlichkeiten oder deren völliges Fehlen feststellen.
Wir holen die Kontoauszüge von der Bank und gegebenenfalls alle Kreditverträge ein.
Rekonstruktion bedeutet, dass wir die gesamte Buchhaltung, einschließlich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, zusammenstellen
Wenn das Unternehmen Angestellte hat, fordern wir erneut die Lohnunterlagen an, d. h. monatliche Zusammenfassungen, Steuer- und Versicherungsmeldungen.
Um mit der Rekonstruktion zu beginnen, müssen wir die Anfangssalden der Konten und Bücher eingeben und einrichten. Mit Hauptbüchern sind in der Regel die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung gemeint. Wir können die Endsalden des vorangegangenen Zeitraums anhand der eingereichten Steuererklärungen, der Kredit- und Bankauszüge und möglicherweise durch Post oder Bestätigungsschreiben überprüfen.
Die meisten eingegangenen und ausgestellten Rechnungen werden über Bankkonten bezahlt. Wir geben also die Bankbewegungen ein und sehen, welche nicht mit dem Beleg gekoppelt sind. Natürlich ist nicht jede Zahlung eine Zahlung einer Verbindlichkeit oder Forderung. Wir erfassen also weiterhin interne Transaktionen wie Bankgebühren, Überweisungen zwischen Firmenkonten oder Barein- und -auszahlungen.
Die größte Herausforderung ist in der Regel die Rekonstruktion der Registrierkasse
Der wohl schwierigste Teil ist die Wiederherstellung der Registrierkasse, denn wenn die ursprünglichen Unterlagen verloren gehen, ist es oft sehr schwierig, sie wiederzufinden und sich an die Bargeldbewegungen zu erinnern. Sie müssen nachsehen, ob Rechnungen bar bezahlt wurden, ob das Kassenbuch ausgedruckt oder irgendwo in einer Datei gespeichert wurde. Aufzeichnungen über die Mehrwertsteuer könnten hilfreich sein, wenn das Unternehmen steuerpflichtig ist und ein Vorsteuerabzug angefallen ist.
Sobald die Arbeiten zur Wiederherstellung der Registrierkasse abgeschlossen sind, muss der Buchsaldo mit dem physischen Saldo verglichen und etwaige Überschüsse oder Fehlbeträge behandelt werden. In den meisten Fällen könnte der Überschuss auf nicht erhaltene Verkäufe oder Darlehen, Einlagen von Aktionären usw. hinweisen. Eine Unterdeckung hingegen ist wahrscheinlich darauf zurückzuführen, dass nicht alle erforderlichen Unterlagen aufgespürt wurden. Damit die Bücher in Ordnung bleiben, müssen die Buchführung und der physische Zustand der Registrierkasse identisch sein.
Dies ist das Verfahren für alle Agenturen. Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, interne Belege, Bank, Kasse, Lohnbuchhaltung…
Vergessen wir nicht die Vermögensbilanzen
Auch die Vermögenswerte und das Inventar sind ein wichtiger Bestandteil des Wiederaufbaus. Wie wir bereits erwähnt haben, ist eine physische Bestandsaufnahme der Vermögenswerte und des Inventars erforderlich. Aber auch eine dokumentarische, damit wir wissen, woraus unsere Bilanzen bestehen. Außerdem müssen wir bei der Eingabe der Eröffnungsbilanzen für die Anlagen die einzelnen Anlagenkarten, ihre Abschreibungen und Restwerte korrekt eingeben. Dazu können wir die Inventarlisten der Vorjahre verwenden, die wir mit den Salden in den Konten vergleichen (und abstimmen) müssen.
Jedes Konto der Bilanz kann überprüft werden. Bargeld und Lagerbestände durch physische Bestandsaufnahme, Banken durch Bankauszüge, Aktienkapital durch Auszüge aus dem Companies House, Steuersalden durch Steuererklärungen und Verbindlichkeiten und Forderungen durch Überprüfung mit Handelspartnern. Es ist daher notwendig, nichts von alledem zu vergessen.
Ein wichtiger Teil der Rekonstruktion sind Maßnahmen, die verhindern sollen, dass sich die gleiche Situation in Zukunft wiederholt
Am Ende der gesamten Rekonstruktion werden Richtlinien, Buchhaltungsmethoden und ein Managementbericht erstellt, der die rekonstruierte Buchhaltung beschreibt und auch zusammenfasst, was notwendig ist, um zu verhindern, dass sich diese unangenehme Situation wiederholt.
Natürlich werden auch Inventare der Konten, überarbeitete Berechnungen, Steuererklärungen, Steuer-, Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsabrechnungen erstellt.
Die Komplexität der gesamten Rekonstruktion hängt von der Lieferung der Dokumente und ihrer Anzahl sowie vom Umfang und der Komplexität der Buchhaltung ab. Er hängt von der Möglichkeit ab, die Wiederherstellung der Datenbank zu gewährleisten. Unser Ziel ist es, ein ehrliches, wahrheitsgetreues Bild der Buchführung zu vermitteln und sicherzustellen, dass alle eingereichten Unterlagen korrekt und vollständig sind. Wir beraten Sie gerne zu allen Aspekten der Rekonstruktion und können auch Ihnen helfen.