Wie unprofessionell geführte Buchhaltung die Einhaltung gesetzlicher Pflichten und das gute Bankenrating unseres neuen Kunden gefährdete

Eine Unternehmerin mit einem Umsatz im zweistelligen Millionenbereich wandte sich an uns. Ihr Unternehmen ist auf den Service von Elektroinstallationen, Sanitär, Heizung, Gasleitungen und Haushaltsgeräten spezialisiert. Sie hatte den Verdacht, dass mit der Buchhaltung ihrer Firma etwas nicht stimmte. Die Buchhalterin hatte schon längst alle Unterlagen für den Jahresabschluss und die Körperschaftsteuererklärung 2024 erhalten, konnte jedoch weder Ergebnisse liefern noch einen konkreten Fertigstellungstermin nennen.

Bis zum Zeitpunkt der Abschlussarbeiten war die Kundin davon überzeugt, dass die Buchhaltung in Ordnung sei. Warum? Die Buchhalterin versicherte ihr immer wieder, dass sie alles bearbeite, alles unter Kontrolle habe und kein Grund zur Sorge bestehe.

Als der Termin für die Abgabe der Steuererklärung näher rückte und die Firmeninhaberin statt fertiger Unterlagen nur immer wieder die Zusicherung erhielt, dass „es bald fertig sei“, stieg ihre Nervosität. Sie bat uns daher, eine Analyse der aktuellen Situation durchzuführen. Wir haben das Buchhaltungsprogramm des Unternehmens an unser einzigartiges Controlling-System angeschlossen, das wie eine Ampel funktioniert – problematische Bereiche werden sofort visualisiert.

Bild: Beispiel für Datenvisualisierung im Jaspar Controlling (kein echtes Bild des im Fall beschriebenen Unternehmens). Zeigt die tschechische Anwendungsumgebung.

 

Jaspar Controlling deckte erhebliche Fehler auf

Nachdem wir die Grundanalyse abgeschlossen hatten, war die Kundin schockiert. Im Controlling leuchtete ein rotes Warnfenster nach dem anderen auf. Das Volumen der analysierten Daten war so groß, dass auf den ersten Blick alles in Ordnung erscheinen konnte. Eine detaillierte Auswertung und Visualisierung der Buchungen zeigte jedoch das Gegenteil. Es wurde deutlich, dass die ursprüngliche Buchhalterin über den tatsächlichen Zustand der Buchhaltung schon lange nicht mehr die Wahrheit sagte.

Was hat unser System zum Beispiel aufgedeckt?

• Mehrere hundert nicht zugeordnete Buchungen auf den Bankkonten.
• Unstimmigkeiten im Buchungsjournal und bei den Bankkontoständen (nicht übereinstimmende Salden).
• Differenz zwischen dem Kreditorenbuch und Konto 321 (Lieferanten) von über einer halben Million CZK. Die Salden auf Konto 321 und im Kreditorenbuch sollten identisch sein.
• Differenz zwischen dem Debitorenbuch und Konto 311 (Forderungen) in Tausenden von Kronen. Auch hier sollten die Salden übereinstimmen.
• Millionenbeträge auf den Konten „Durchlaufende Gelder“.
• Fehlende oder falsch gebuchte Belege, Unklarheiten bei Anzahlungen und Verbindlichkeiten.

 

Buchhaltungsrekonstruktion als einzige mögliche Lösung

Da sich die Firmeninhaberin zu einem späten Zeitpunkt an uns wandte, blieben kaum noch Handlungsmöglichkeiten. Zum 31. März 2025 war klar, dass die bisherige Buchhalterin die Buchhaltung nicht fertigstellen kann, was das gute Bankenrating des Unternehmens gefährden und zu Strafen wegen verspäteter Steuererklärung führen könnte.

Deshalb vereinbarten wir mit der Kundin eine Buchhaltungsrekonstruktion für das Jahr 2024. Die Zusammenarbeit mit der ursprünglichen Buchhalterin wurde sofort beendet und das Unternehmen verließ sich ab diesem Moment vollständig auf unser Team.

Dank unseres großen Teams, unserer Erfahrung, effizienter Prozesse und dem Einsatz moderner Technologien können wir auch in kritischen Buchhaltungssituationen alles lösen. In Zusammenarbeit mit einem Steuerberater schaffen wir nicht nur die Rekonstruktion, sondern auch das anschließende Audit. Wir können zudem garantieren, dass alle Unterlagen fristgerecht bis zum 1. Juli 2025 beim Finanzamt eingereicht werden.

Aufgrund der laufenden Zusammenarbeit entschied sich die Kundin, nach Abschluss von Audit und Rekonstruktion weiterhin mit uns zusammenzuarbeiten und uns die Buchhaltung auch in den kommenden Jahren anzuvertrauen.

 

Sind Sie Unternehmer? Was Sie aus diesem Fall mitnehmen sollten

Dieser Fall zeigt deutlich mehrere wichtige Punkte:

1. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Auch wenn Sie Ihrer Buchhalterin vertrauen, ist es wichtig, Werkzeuge für eine unabhängige Kontrolle zu haben. Jaspar Controlling ist genau ein solches Werkzeug.
2. Frühes Erkennen von Fehlern spart Geld: Eine Buchhaltungsrekonstruktion ist immer teurer als eine laufende und korrekte Buchführung. Das gilt besonders bei komplexer und umfangreicher Buchhaltung oder kurzen Bearbeitungszeiten.
3. Korrekte Daten sind die Grundlage für das Management: Mit einer qualitativ hochwertigen Buchhaltung erhalten Sie wertvolle Daten für das Finanzmanagement und Reporting, die Ihnen helfen, Ihr Unternehmen besser zu steuern. Unordnung in der Buchhaltung bedeutet Unordnung im Finanzmanagement – und ohne korrektes Finanzmanagement steigt das Risiko von Fehlern und finanziellen Schäden rapide an.
4. Interessieren Sie sich für den Zustand Ihrer Buchhaltung und Finanzen: Egal, ob die Buchhalterin einen Fehler aus Unachtsamkeit oder absichtlich macht – am Ende tragen Sie die größte Verantwortung und auch die größte Strafe in Form von finanziellen Schäden, beschädigtem Ruf oder schlechteren Bankratings. Auch wenn die Kundin die Buchhalterin verklagen und Schadensersatz fordern kann, war sie es, die Probleme mit Behörden und Banken riskierte und sehr unangenehme Momente in Unsicherheit erlebte, ob alles gut ausgeht.

 

Martin Jaspar, Inhaber der Buchhaltungskanzlei, ergänzt: „Dieser Fall ist ein Lehrbeispiel dafür, wie teuer schlecht geführte Buchhaltung sein kann. Eine höhere Investition in einen qualifizierten und bewährten Anbieter von Buchhaltungsdienstleistungen zahlt sich immer aus. Sie sparen nicht nur Geld für eventuelle Rekonstruktionen und minimieren das Risiko von Sanktionen, sondern erhalten auch zuverlässige Daten für bessere strategische Entscheidungen und das Finanzmanagement Ihres Unternehmens. Unser Controlling-System und das Management-Berichterstattung können Ihnen dabei helfen. Damit gewinnen Sie Sicherheit und Überblick.“

 

Könnte das auch Ihr Fall sein?

Vermuten Sie, dass mit Ihrer Buchhaltung etwas nicht stimmt? Warten Sie nicht, bis es zu spät ist! Kontaktieren Sie uns. Schon eine erste schnelle Analyse mit unserem Controlling kann versteckte Probleme aufdecken, bevor sie ernsthaften Schaden anrichten.