Bei der Digitalisierung der Buchhaltung geht es nicht nur um Theorie. Bei uns bei Jaspar s.r.o. setzen wir sie täglich anhand realer Fälle um.Und gerade an diesen lässt sich am besten erkennen, wie die Kombination aus KI, eigenen Tools und erfahrenen Mitarbeitern die Arbeitsweise verändert. 

Ein konkretes Beispiel: Kunde „XYZ“ 

Stellen Sie sich eine typische Situation vor, mit der sich Kunden an uns wenden: 

• ca. 350 ausgestellte Rechnungen 

• Daten, die überall verstreut sind:  

o zwei Excel-Dateien (eine für Rechnungen, die andere für die Umsatzsteuer) 

o verschiedene Exporte 

o unvollständige oder „rohe“ Unterlagen aus den letzten zwei Jahren 

Zu Beginn haben Sie keine Buchhaltung. Sie haben Daten. Und diese sind oft: 

• inkonsistent 

• unstrukturiert 

• doppelt vorhanden 

• nicht miteinander verknüpft 

Was wir daraus erstellen müssen 

Aus diesen „Rohdaten“ muss eine vollwertige Buchhaltung erstellt werden: 

• ausgestellte Rechnungen 

•  Positionen 

• Kommentare 

• Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer 

• Vorausrechnungen und deren Abrechnung 

• Gutschriften und Verknüpfungen zu den Originalbelegen 

• Abgrenzungen (die größte Herausforderung) 

•  Erträge korrekt auf die Perioden verteilen 

• mit konkreten Rechnungen verknüpfen 

• die Logik der Buchhaltung beibehalten 

Das ist nicht nur eine Datenübertragung. Das ist die Rekonstruktion der Unternehmensrealität. 

Wo KI und unsere Tools helfen 

Hier kommt eine Kombination ins Spiel: 

• Künstliche Intelligenz 

• das interne System jaspar.app 

• Automatisierung 

Mit diesen Tools: 

•  laden wir Daten aus verschiedenen Quellen 

•  bereinigen wir sie (Doppeleinträge, Unstimmigkeiten) 

•  verknüpfen wir die Zusammenhänge (Rechnung × Anzahlung × Gutschrift) 

•  schaffen wir eine strukturierte Grundlage für die Buchhaltung 

Ein spezifisches Problem: Wechselkursdifferenzen und Abgrenzungen 

Bei diesem Kunden war noch ein weiteres Detail entscheidend: 

• Rechnungsstellung in Fremdwährung 

• die Notwendigkeit einer korrekten Wechselkursumrechnung 

• die Verknüpfung mit Abgrenzungen 

Die Lösung? 

• Wir haben das System mit den Wechselkursen der ČNB verknüpft 

•  Wir haben sichergestellt, dass: 

• die Abgrenzung denselben Wechselkurs wie die ursprüngliche Rechnung hat 

• keine künstlichen Wechselkursdifferenzen entstehen 

• alles buchhalterisch konsistent ist 

Genau das sind die Dinge, bei denen: 

• Automatisierung hilft 

• aber die Logik vom Menschen festgelegt werden muss 

Wie viel Zeit kostet das? 

Und nun das Interessanteste: 

👉 Wie viel Zeit nimmt die Verbuchung von 320 Rechnungen + Abgrenzungen in Anspruch? 

• Im klassischen Fall: viele Stunden bis Tage Arbeit 

• bei uns: 

⚡ ca. 1 Stunde 

• einschließlich manueller Überprüfung 

Der Unterschied liegt nicht nur in der Geschwindigkeit. Er liegt: 

• in der Genauigkeit 

• in der Konsistenz 

• darin, dass der Prozess wiederholbar ist 

Wo liegt der wahre Wert? 

Es klingt vielleicht so, als würde die Technologie alles erledigen. Das tut sie nicht. 

Technologie: 

• beschleunigt die Arbeit 

• beseitigt Routine 

• sorgt für Struktur 

Aber der wahre Wert liegt darin, dass: 

• jemand verstehen muss, was diese Daten bedeuten 

• was richtig verbucht werden muss 

• was ein Risiko darstellt 

• was keinen Sinn ergibt 

• was mit dem Kunden besprochen werden muss 

Und das kann KI bisher nicht. 

Wird KI den Buchhalter ersetzen? 

Wir fragen uns oft: Wird es eine Zeit geben, in der KI Buchhalter ersetzt? 

Unsere Meinung: 

•  Sie wird sie nicht ersetzen, aber die Spielregeln grundlegend verändern 

Der Buchhalter der Zukunft: 

• wird kein „Datenüberträger“ sein 

• wird Analyst und Partner des Kunden sein 

Wer sich anpasst: 

• wird mehr Arbeit bewältigen 

• mit höherer Qualität 

• in kürzerer Zeit 

Wer nicht: 

• wird an Wettbewerbsfähigkeit verlieren 

Was bedeutet das für den Kunden? 

Für den Kunden ist das Ergebnis einfach: 

• er erhält schnelle und qualitativ hochwertige Ergebnisse 

• die Dinge ergeben Sinn 

• die Buchhaltung ist kein Chaos, sondern ein Managementinstrument 

Und vor allem – er hat die Gewissheit, dass: → hinter den Technologien Menschen stehen, die verstehen, was sie tun 

Zusammenfassung 

Bei Jaspar s.r.o. setzen wir auf eine Kombination aus: 

• KI und Automatisierung 

• unserem eigenen System jaspar.app 

• erfahrenen Buchhaltern 

Dadurch: 

• erledigen wir die Arbeit schneller (Stunden statt Tage) 

• in höherer Qualität 

• und mit besserem Überblick 

Und genau das ist die Richtung, in die sich die moderne Buchhaltung entwickelt.