Wir haben es mit mehreren Kunden zu tun, die oft keine Belege rechtzeitig einreichen. Es handelt sich um Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Mehrwertsteuerzahler.
Die Buchhaltung muss fortlaufend geführt werden. Am besten jeden Monat, auch wenn Sie ein vierteljährlicher Mehrwertsteuerzahler sind. Am Ende des Monats werden in den meisten Fällen die Kontoauszüge heruntergeladen und abgeglichen. „Abgleichen“ bedeutet, dass Zahlungen für eingehende und ausgehende Rechnungen verbucht, Leasingraten, Gebühren, Löhne, Abgaben erfasst und nicht abgeglichene Zahlungen nachverfolgt werden.
Das erfordert vom Kunden das Nachverfolgen und Einreichen fehlender Belege. Am häufigsten gibt es Probleme mit ausgehenden Zahlungen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Belege rechtzeitig und regelmäßig einreichen, solange Sie noch eine vage Vorstellung davon haben, um welche Ausgabe es sich gehandelt haben könnte (und wo sich der Beleg befinden könnte). Nach ein paar Wochen oder Monaten wird es schwer, sich zu erinnern, und Sie werden unnötig mehr Zeit darauf verwenden, als notwendig wäre. Und wie wir alle wissen, ist Zeit die wertvollste Ressource, die wir haben. Es wäre schade, sie an etwas zu verschwenden, das sich in kurzer Zeit erledigen lässt.
Warum sollten Sie dies neben der Zeitersparnis noch tun? Aus einem sehr wichtigen Grund: Es ist ein Zeichen eines guten Verwalters. Ordnung in den Belegen und der Buchhaltung.
Wenn das nicht ausreicht, gibt es noch einen weiteren negativen Effekt, wenn Belege nicht rechtzeitig eingereicht werden. Wenn Sie ein Mehrwertsteuerzahler sind, warten Sie länger als nötig auf die Rückerstattung des überhöhten Vorsteuerbetrags. Oder Sie zahlen mehr Mehrwertsteuer, als Ihre monatliche Steuerpflicht tatsächlich wäre. Zum Beispiel könnten einige nicht eingereichte Tankbelege bedeuten, dass Vorsteuer in Höhe von mehreren Tausend Kronen fehlt, die Sie als Abzug ansetzen könnten.
Zudem wird Ihnen kein Buchhalter sagen können, wie Ihre laufende finanzielle Lage aussieht, da in den fehlenden Belegen möglicherweise steuerlich abzugsfähige Kosten enthalten sind.
Machen Sie sich und Ihrem Buchhalter das Leben nicht schwerer. Für Sie bedeutet es bessere (und regelmäßige) Informationen über den Zustand Ihres Unternehmens, Zeitersparnis und manchmal sogar Geld. Für Ihren Buchhalter bedeutet es ruhigere Arbeit, besseren Arbeitsablauf und ein geringeres Risiko, dass etwas vergessen wird.
Und was die Quittungen aus Geschäften oder für Treibstoff betrifft: Fotografieren Sie diese idealerweise sofort nach Erhalt und bewahren Sie das Original in einer speziellen Tasche in Ihrer Geldbörse oder Aktentasche auf. Es ist immer eine gute Idee, für solche Angelegenheiten einen speziellen Platz zu haben. So wissen Sie im Bedarfsfall genau, wo sich der Beleg befindet.
