Aneb jak neprofesionálně vedené účetnictví ohrozilo plnění zákonných povinností a dobrý bankovní rating našeho nového klienta
Obrátila se na nás majitelka společnosti s obratem v desítkách milionů Kč. Firma se zabývá servisem elektroinstalací, vodoinstalací, topení, plynových rozvodů a spotřebičů. Měla podezření, že s účetnictvím její firmy není něco v pořádku. Účetní již dávno obdržela kompletní podklady pro zpracování závěrky a přiznání k DPPO za rok 2024. Nebyla však schopná dodat ani výstupy, ani uvést konkrétní termín, do kdy budou připraveny.
Až do chvíle, kdy se začala řešit závěrka, žila klientka v domnění, že je účetnictví v pořádku. Proč? Účetní ji opakovaně ujišťovala, že účetnictví zpracovává, vše má pod kontrolou a není žádný důvod k obavám.
Jak se blížil termín pro podání přiznání a majitelce firmy se místo hotových podkladů dostávalo jen opakovaného ujišťování, že „už to brzy bude“, její nervozita začala stoupat. Proto nás požádala, abychom provedli analýzu stávajícího stavu. Účetní program firmy jsme napojili na náš unikátní Controlling. Ten funguje jako semafor – okamžitě vizualizuje problémové oblasti.
Obrázek: Příklad vizualizace dat v Controllingu Jaspar (nejedná se o reálný obraz firmy popsané v případové studii).
Controlling Jaspar odhalil významné chyby
Když jsme měli hotovou základní analýzu, klientka se nestačila divit. V Controllingu se totiž červenalo jedno okno za druhým. Objem analyzovaných dat byl tak velký, že se na první pohled mohlo zdát vše v pořádku. Detailní rozbor záznamů a vizualizace výsledků však ukázaly pravý opak. Bylo zřejmé, že původní účetní o skutečném stavu účetnictví dlouhodobě neříkala pravdu.
Co tedy náš systém odhalil? Například:
- Vyšší stovky nespárovaných položek na bankovních účtech.
- Nesrovnalosti v účetním deníku a stavech bankovních účtů (nesedící salda).
- Rozdíl mezi knihou závazků a účtem 321 (Dodavatelé) přesahující půl milionu Kč. Výsledné částky na účtu 321 a v knize závazků by přitom měly být stejné.
- Rozdíl mezi knihou vydaných faktur a účtem 311 (Odběratelé) v tisících korun. Opět by stavy v knize a na účtu 311 měly být stejné.
- Milionové částky na účtech „Peníze na cestě“.
- Chybějící nebo špatně zaúčtované doklady, nejasnosti v zálohách a závazcích.
Rekonstrukce účetnictví jako jediné možné řešení
Vzhledem k době, kdy se na nás majitelka firmy obrátila, již nezbývalo mnoho možností řešení. K 31. březnu 2025 bylo zřejmé, že stávající účetní není schopna účetnictví dokončit, čímž by mohla ohrozit dosavadní dobrý rating firmy u banky a vystavit ji pokutám za pozdě dodané přiznání.
Proto jsme se s klientkou domluvili na rekonstrukci účetnictví za rok 2024. Spolupráce s původní účetní byla okamžitě zrušena a firma se od toho okamžiku plně spoléhala na náš tým.
Díky velkému týmu, našim zkušenostem, efektivním procesům a nasazení moderních technologií dokážeme i přes kritický stav účetnictví vše vyřešit. Ve spolupráci s daňovým poradcem stíháme nejen rekonstrukci, ale i následný audit. Jsme zároveň schopni garantovat podání všech podkladů u správce daně včas do 1. července 2025.
Na základě probíhající spolupráce se klientka rozhodla s námi po skončení auditu a rekonstrukce pokračovat dál a svěřit nám vedení účetnictví v dalších letech.
Jste majitel či majitelka firmy? Co si z případu odnést
Tento případ jasně ukazuje na několik klíčových bodů:
- Důvěřuj, ale prověřuj: I když máte k účetní důvěru, je důležité mít nástroje pro nezávislou kontrolu. Controlling Jaspar je přesně takovým nástrojem.
- Včasné odhalení chyb šetří peníze: Rekonstrukce účetnictví je vždy nákladnější než průběžné a správné vedení. To platí dvojnásob při složitém a rozsáhlém účetnictví nebo krátké době pro zpracování.
- Správná data jsou základem pro řízení: S kvalitním účetnictvím získáváte cenná data pro finanční řízení a reporting, která vám pomohou lépe vést vaši firmu. Mít nepořádek v účetnictví znamená mít nepořádek ve finančním řízení. A bez správného finančního řízení rapidně narůstá riziko chyb a finančních škod.
- Zajímejte se o stav svého účetnictví a firemních financí: Ať už účetní udělá chybu z nepozornosti nebo záměrně, jste to nakonec vy, kdo nese největší vinu a také největší trest v podobě finančních škod, pošramocené pověsti či horších ratingů u bank. Byť se klientka s účetní může soudit a vymáhat po ní způsobenou škodu, byla to ona, kdo riskoval problémy s úřady a bankou a prožil si velmi horké chvilky v nejistotě, jestli vše dobře dopadne.
Martin Jaspar, majitel účetní kanceláře, k tomu dodává: „Tento případ je ukázkovým příkladem toho, jak drahé může být špatně vedené účetnictví. Vyšší investice do kvalitního a prověřeného dodavatele účetních služeb se vždy vyplatí. Nejenže ušetříte peníze za případné rekonstrukce a minimalizujete riziko sankcí, získáte také spolehlivá data pro lepší strategické rozhodování a finanční řízení vaší firmy. K tomu vám mohou pomoci třeba náš systém Controllingu a Manažerský reporting. Díky nim získáte jistotu a přehled.“
Může to být i váš případ?
Máte podezření, že ve vašem účetnictví není něco v pořádku? Nečekejte, až bude pozdě! Obraťte se na nás. Už první rychlá analýza pomocí našeho Controllingu může odhalit skryté problémy dříve, než způsobí vážné škody.
