S (nejedním) klientem řešíme, že velmi často nedodává doklady. Jedná se o společnost s ručením omezeným, plátce DPH.

Účetnictví je potřeba vést průběžně. Nejlépe každý měsíc, a to i pokud jste kvartální plátce DPH. Po skončení měsíčního období se ve většině případů stahují a párují bankovní výpisy. „Párují“ znamená zaplacení přijatých a vydaných faktur, zaúčtování leasingů, poplatků, mezd, odvodů a zároveň dohledání nespárovaných plateb.

To s sebou přináší dohledávání a dodávání chybějících dokladů ze strany klienta. Nejčastěji samozřejmě bývá problém u odchozích plateb.

Dohledávejte a dodávejte doklady včas a průběžně, dokud máte v hlavě alespoň letmou představu, o jaký výdaj mohlo jít (a kde by se doklad mohl nacházet). Po několika týdnech či měsících bude těžké si vzpomenout a zbytečně tím budete trávit více času, než je zapotřebí. A jak všichni víme, čas je ten nejcennější zdroj, který máme. Je škoda jím plýtvat na něco, co lze vyřešit ihned během krátké chvilky.

Proč byste to kromě časové úspory ještě měli dělat? Pro jeden velmi důležitý efekt, který je znakem dobrého hospodáře. Pořádek v dokladech a účetnictví.

Pokud výše uvedené nestačí, máme další negativní efekt včasného nedodávání dokladů. Jste-li plátce DPH, čekáte na vrácení nadměrného odpočtu déle, než je nutné. Nebo odvádíte na DPH více, než by měsíční daňová povinnost mohla být. Například několik nedodaných dokladů od tankování pohonných hmot může znamenat chybějící DPH na vstupu (o které si můžete ponížit odvod) v řádu tisíců korun.

Zároveň vám žádná účetní nebude schopná říct, jaký máte průběžný výsledek hospodaření, protože v nedodaných dokladech mohou být daňově uznatelné náklady.

Nekomplikujte život sobě ani své účetní. Vám to přinese lepší (a pravidelnou) informovanost o stavu vaší firmy, úsporu času a někdy i peněz. Vaší účetní pak klidnější práci s lepším workflow a menší riziko, že se na cokoliv zapomene. 

A co se týče účtenek z obchodů či od pohonných hmot, ideálně je ihned po obdržení vyfoťte a originál založte do speciální kapsy v peněžence nebo brašně. Není od věci mít na podobné záležitosti speciální místo. Pak vždy, když vám bude nějaký doklad chybět, půjdete rovnou tam.