Aktuální doba nám v účetní praxi čím dál častěji přináší situace, kdy podnikatelé a firmy potřebují rekonstrukci účetnictví. Důvody jsou různé, počínaje nekvalitní prací bývalých účetních zpracovatelů, přes ztrátu dat, až po pochybnosti o úplnosti a správnosti účetnictví. Důvodem může být i spor mezi společníky.

Rekonstrukce účetnictví je velmi náročná a pracná, proto je zásadní pečlivý plán a provádění po částech. Velmi důležitá je komunikace mezi zákazníkem a zpracovatelskou účetní firmou.

Co všechno je pro rekonstrukci účetnictví k dispozici

Nejdříve je zapotřebí zjistit, jaké doklady jsou dostupné a zda se bude v rámci rekonstrukce vše znovu zadávat do účetního softwaru nebo budou k dispozici nějaká zadaná data. K tomu by mohla posloužit obnova databáze, kterou by firma mohla mít uschovanou.

 Na začátku je zapotřebí zpracovat seznam primární dokumentace. To znamená zajistit prvotní doklady, které jsou k dispozici. Následně zkontrolovat, že tyto prvotní doklady jsou v účetnictví zadány ve správném období a správné výši. Popřípadě doklady opravit nebo doplnit. 

Pokud je to zapotřebí, provede se kompletní fyzická inventura peněžních aktiv, zkontrolují se výpočty jejich zůstatků. 

Využití daňové informační schránky zjednodušuje práci

Důležité bude zajistit opisy dokladů, které se odevzdávají na státní instituce. Nejčastěji se jedná o podaná daňová přiznání a přehledy, které se týkají odvodů mezd. V dnešní době již může mít každá fyzická i právnická osoba registrovanou daňovou informační schránku, kde nalezne veškerá svá podání, která se týkají daní. Také pojišťovny mají pro své poplatníky k dispozici informační servery.

Pokud je to zapotřebí, musí se opatřit kopie všech leasingových, úvěrových, prodejních, nákupních a pojistných smluv. Od dodavatelů a odběratelů můžeme získat faktury, dobropisy a zápočty. Inventarizací závazků a pohledávek zjistíme případné chybějící doklady nebo rozpory ve výši vzájemných pohledávek a závazků nebo jejich úplnou absenci. 

Z banky si zajistíme bankovní výpisy a případně všechny úvěrové smlouvy. 

Rekonstrukce znamená dát dohromady celé účetnictví včetně mezd

Pokud má společnost zaměstnance, vyžádáme si znovu podklady pro mzdy, tedy měsíční rekapitulace, přehledy o daních a pojistném.

Abychom mohli začít s rekonstrukcí, musíme si zadat a nastavit počáteční stavy účtů a účetních knih. Knihami se myslí nejčastěji kniha závazků a pohledávek. Koncové stavy minulého období si můžeme ověřit kontrolou s podanými daňovými přiznáními, kontrolou zůstatků úvěrových a bankovních výpisů, případně i maily nebo dopisy, které mají konfirmační charakter.

Většina faktur přijatých a vydaných se hradí pomocí bankovních účtů. Následně tedy zadáme bankovní pohyby a zjistíme, které nejsou spárovány s dokladem. Samozřejmě ne každá platba je úhradou závazku nebo pohledávky. Pokračuje se tedy v účtování interních operací jako jsou bankovní poplatky, převody peněz mezi účty firmy nebo vklady a výběry z pokladny. 

Největší výzvou bývá rekonstrukce pokladny

Asi nejsložitější je znovu dát dohromady pokladnu, protože pokud se prvotní doklady ztratí, bývá velmi náročné si je znovu vyžádat a vzpomenout si, co v pokladních pohybech bylo. Je zapotřebí se podívat, zda nějaké faktury nejsou placeny hotově, zda není někde vytištěna nebo do souboru stažena pokladní kniha. Nápomocny by mohly být záznamní povinnosti k DPH, pokud je firma plátce a vznikl nárok na odpočet. 

Po ukončení prací na obnově pokladny je zapotřebí zkontrolovat účetní zůstatek s fyzickým a vypořádat se s případným přebytkem nebo mankem. Přebytek by většinou mohl poukazovat na nepřijatou tržbu nebo půjčku, vklad společníka apod. Naopak manko se nejspíše objeví z toho důvodu, že se nepovedlo dohledat veškeré potřebné doklady. Aby účetnictví nadále bylo v pořádku, musí být účetní i fyzický stav pokladny totožný. 

Takto se postupuje u všech agend. Tedy závazků, pohledávek, interních dokladů, banky, pokladny, mezd…

Nezapomínejme na stavy majetku

Důležitou částí rekonstrukce bude také majetek a zásoby. Jak jsme již zmínili, je zapotřebí fyzická inventura majetku a zásob. Ale také dokladová, abychom věděli, z čeho se nám zůstatky skládají. Při zavádění počátečních stavů u majetku musíme také správně zadat jednotlivé karty majetku, jejich odpisy a zůstatkové ceny. K tomu nám mohou sloužit inventurní seznamy minulých let, jež je zapotřebí porovnat (a odsouhlasit) se stavy na účtech. 

Každý účet v rozvaze se dá zkontrolovat. Pokladna a zásoby fyzickou inventurou, banka bankovním výpisem, základní kapitál výpisem z obchodního rejstříku, zůstatky daní podle daňových přiznání a závazky a pohledávky ověřením u obchodních partnerů. Je tedy zapotřebí na žádný nezapomenout.

Důležitou součástí rekonstrukce jsou opatření, která zabrání shodné situaci v budoucnu

Na závěr celé rekonstrukce se zpracují směrnice, účetní metody a výstup pro vedení společnosti, který popíše zrekonstruované účetnictví a také shrne, co je zapotřebí, aby k této nepříjemné situaci již nedošlo. 

K dispozici samozřejmě budou inventury účtů, revidované výpočty, přiznání k daním, výpisy z účtů na daních, sociálním a zdravotním pojištění. 

Náročnost celé rekonstrukce se bude odvíjet od dodání dokladů a jejich počtu, od samotné velikosti a náročnosti účetnictví. Od možnosti zajistit obnovu databáze. Naším cílem je zajistit poctivý, věrný obraz účetnictví a zajistit, aby veškerá podání byla správná a úplná. Se vším, co se rekonstrukce týká, rádi poradíme a také pomůžeme i vám.