Podnikající fyzické a právnické osoby jsou povinné podávat za kalendářní nebo hospodářský rok daňové přiznání k dani z příjmů. V listinné podobě do tří měsíců po ukončení roku, v elektronické podobě máme čas na podání čtyři měsíce. V případě, že máme daňového poradce nebo podléháme auditu, máme lhůtu šest měsíců po skončení daného roku. Podkladem pro podání je vedení daňové evidence nebo podvojného účetnictví. U daňové evidence je základem daně rozdíl mezi příjmy a výdaji (tedy skutečně přijaté nebo odeslané peněžní prostředky). Pro podvojné účetnictví je základem rozdíl mezi výnosy a náklady.
Abychom mohli správně stanovit základ daně, je zapotřebí mít v pořádku vedené účetnictví. V poslední době se častěji než dříve setkáváme s účetnictvím, které je špatně vedené, nejsou kontroly, jak se účtuje, nekontrolují se zůstatky jednotlivých účtů, velmi často se na bankovních účtech v pohybech objevují „nejasné položky“. V účetnictví jsou chyby.
Většina podnikatelů se spoléhá na své účetní, poradce, ekonomy, ale odpovědnost za účetnictví a daňové přiznání má podnikatel nebo statutární orgán právnické osoby.
Účetnictví by mělo být průkazné a bez chyb. Neprůkazné účetnictví znamená:
- nevedení účetnictví
- nesestavení účetní závěrky
- nevyhotovení výroční zprávy
- nepoužití mezinárodních účetních standardů, pokud je jejich použití povinné.
Pokud si podnikatel, účetní jednotka neplní své povinnosti dle zákona o účetnictví, hrozí jí za takový přestupek pokuta. Toto naštěstí bývá méně časté.
Poměrně časté však jsou v účetnictví chyby. A nezáleží na tom, jestli ho spravuje interní účetní oddělení, externí účetní firma nebo si ho vede podnikatel sám. Chyby a riziko jejich výskytu je možné minimalizovat nejrůznějšími kontrolními mechanismy, používáním účetního programu nebo investicí do zaměstnance či externisty, který účetnictví dobře rozumí a v oboru se pravidelně vzdělává. I přesto jsou účetní jen lidé a k chybě může dojít kdykoli.
Účetnictví je celkem komplikovaný obor, jenž musí splňovat všechny náležitosti dané aktuální legislativou a zákonem o účetnictví. Zpracovává se velké množství dokumentů, zvláště když má účetní na starosti evidenci dokladů, podávání daňového přiznání, hlášení a přehledů nebo celou účetní agendu. Můžeme v něm definovat běžné chyby, které se v něm objevují častěji než jiné. Může se jednat o:
- překlepy – špatně zapsaná částka, datum, číslo účtu, variabilní symbol apod.,
- záměny daňového a nedaňového dokladu,
- opomenutí zaúčtování dokladu nebo duplicita (zaúčtování stejného dokladu vícekrát)
- chyby v účtování do správného účetního období.
Chyba není úmyslem, může nastat velmi jednoduše a pokud se zjistí, musí být provedena její oprava. Opravy v účetnictví mají pevně stanovená pravidla, která určuje již zmíněný zákon o účetnictví. Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. paragraf §35 mluví o třech krocích, které je potřeba splnit.
- Je nutné dodržet všechny účetní zásady a principy – oprava chyby musí být úplná, správná, srozumitelná, přehledná a průkazná.
- Odstranění chyby bez zbytečného odkladu – po zjištění chyby je nutné ji okamžitě a bez prodlení napravit.
- Kompletní informace o opravě – z opravy chyby musí být na první pohled patrné, kdo ji provedl, kdy tak učinil, a je potřeba doložit obsah dokumentu před opravou i po ní.
Ze zákona o účetnictví je také dané, jaký typ dokumentu není možné považovat za opravu chyby v účetnictví. V první řadě se jedná o situaci, kdy v rámci opravy nedojde k pozměnění obsahu původního účetního záznamu. Oprava také není platná v případě, kdy nejsou dodrženy požadavky na úplnost, průkaznost, správnost srozumitelnost a přehlednost. Ve chvíli, kdy nový účetní záznam nepůsobí jednoznačně, nelze jej považovat za opravu.
Mohou nastat různé situace, kdy chyba vzniká:
- chyba je na dokladu, který ještě není zaúčtovaný,
- chyba už je v účetním systému,
- chyba proběhla v minulém účtovacím období (u tohoto případu záleží, jestli k objevení chyby došlo ještě před účetní uzávěrkou nebo až po ní).
Nejsnazší oprava chyby v účetnictví je samozřejmě ve chvíli, když ji objevíte ještě na účetním dokladu. Pokud však už je doklad zaúčtovaný, je zapotřebí provést opravu i v účetním systému. Oprava účetního dokladu má své náležitosti. Chybný údaj se musí přeškrtnout pouze jednou vodorovnou čarou tak, aby byl záznam čitelný. Tím je vyhověno požadavku na zachování obsahu původního dokumentu.
Není dovoleno používat přelepky, bělidla, gumy nebo informace přeškrtávat, odtrhávat či vyškrabovat. Následně je nutné uvést správný údaj, zapsat datum, kdy oprava proběhla, a jméno osoby, která chybu opravila. Tato osoba je pak za správnost opravy a dodržení zákona zodpovědná.
Pokud už byl doklad s chybnými údaji zadán do účetního systému, je nutné provést opravu i v něm. Podle zákona o účetnictví není možné chybný záznam vymazat a vytvořit nový. Existuje ale několik možností, jak chybu napravit. Úplně nejjednodušší je vystavit opravný doklad a původní dokument jím nahradit.
Další možností je storno, kdy je špatný záznam zaúčtován se záporným znaménkem a v účetním programu se vytvoří nový zápis se správnými údaji. Alternativou je také částečné storno, při kterém je zaúčtován se záporným znaménkem pouze rozdíl mezi částkami. Tato varianta je možná pouze v případě, kdy chybná částka přesahuje tu vyšší.
Pokud je správná částka vyšší než chybná, je možné vytvořit dodatečný účetní zápis. V něm je pak doúčtovaný rozdíl mezi oběma sumami. V případě, že účetní úplně opomenul doklad do systému zaúčtovat, stačí vytvořit nový účetní zápis.
Pokud jsme v situaci, kdy při vyúčtování nákladů a výnosů, při kontrole rozvahových účtů zjistíme chybu z minulého období, existují dvě varianty řešení. Ty se liší v tom, zda už proběhlo schválení účetní uzávěrky či nikoli. Pokud uzávěrka ještě neproběhla, je možné chybu v účetních knihách a systému opravit tak, jak bylo uvedeno v předchozích případech.
Po schválení uzávěrky už není možné do účetnictví zasahovat a jakékoli údaje doplňovat. I tady je ještě stále šance na nápravu. Po schválení uzávěrky je nutné určit, zda se jedná o významnou částku nebo se jedná o zanedbatelnou sumu.
Pokud tedy firma generuje obrat ve stovkách tisíc nebo dokonce milionech korun a je nalezena chyba v řádu desítek až stovek korun, je možné ji považovat za nevýznamnou částku. V takovém případě ji stačí zanést v běžném účtovacím období do firemních nákladů či výnosů. V opačném případě je nutné chybu popsat v dokumentu „jiný výsledek hospodaření“ a přiložit jej k účetní uzávěrce.
V případě závažnější chyby, která má i za následek chybné stanovení základu daně se účetně chyba opraví v následujícím roce pomocí účtu jiný výsledek hospodaření, ale je nutné také podat dodatečné přiznání k dani z příjmu právnických osob.
Abychom se tedy vyvarovali nebo alespoň minimalizovali chyby v účetnictví, zaveďte kontrolní mechanismy. Můžete využít kvalitní účetní program. Nechte si poradit či nastavit inventarizační a kontrolní postupy. Chtějte každý rok k závěrce inventarizaci účtů, tedy rozpad zůstatků účtů na jednotlivé položky. Zkontrolujte stav závazků a pohledávek. Mělo by být běžnou praxí, že se tyto kontroly provádějí v průběhu roku a nenechávají se na poslední chvíli před podáním přiznání. Najděte si firmu, která vám povede účetnictví, dobře oboru rozumí a pravidelně se v něm vzdělává. Má zavedené kontrolní mechanismy, které se využívají nejméně na měsíční bázi. Při výběru účetní firmy si nechte tyto mechanismy popsat. Ptejte se na to, jaké kroky a procesy firma zavedla, aby minimalizovala riziko chyb. Tyto procesy by měly účetním pomáhat a vám dát jistotu, že je vaše účetnictví v dobrých rukou.
