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Natürliche und juristische Personen, die ein Unternehmen betreiben, sind verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung für das Kalender- oder Geschäftsjahr abzugeben. In Papierform innerhalb von drei Monaten nach Jahresende, in elektronischer Form haben wir vier Monate Zeit für die Abgabe. Wenn wir einen Steuerberater haben oder einer Prüfung unterzogen werden, haben wir eine Frist von sechs Monaten nach Jahresende. Die Grundlage für die Einreichung ist die Führung von Steuerunterlagen oder die doppelte Buchführung. Im Falle der steuerlichen Aufzeichnungen ist die Bemessungsgrundlage die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben (d. h. das tatsächlich erhaltene oder gesendete Geld). Bei der doppelten Buchführung ist die Grundlage die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben.

Um die Steuerbemessungsgrundlage korrekt zu ermitteln, ist es notwendig, eine ordnungsgemäße Buchführung zu führen. In letzter Zeit ist immer häufiger festzustellen, dass die Buchführung mangelhaft ist, dass die Buchführung nicht kontrolliert wird, dass die Salden der verschiedenen Konten nicht überprüft werden und dass es sehr oft “unklare Posten” bei den Bewegungen auf den Bankkonten gibt. Die Buchführung ist fehlerhaft.

Die meisten Unternehmer verlassen sich auf ihre Buchhalter, Berater und Wirtschaftsexperten, aber die Verantwortung für die Buchführung und die Steuererklärungen liegt beim Unternehmer oder der Körperschaft.

Die Buchführung sollte schlüssig und fehlerfrei sein. Fehlerhafte Buchführung bedeutet:

1. Unterlassung der Buchführung
2. Unterlassung der Erstellung eines Jahresabschlusses
3. Unterlassung der Erstellung eines Jahresberichts
4. Nichtanwendung internationaler Rechnungslegungsstandards, wenn deren Anwendung vorgeschrieben ist.

Verstößt ein Unternehmer oder eine buchführende Stelle gegen ihre Pflichten aus dem Rechnungslegungsgesetz, so kann er/sie wegen eines solchen Verstoßes mit einer Geldstrafe belegt werden. Erfreulicherweise ist dies weniger häufig der Fall.

Fehler in der Rechnungslegung sind jedoch relativ häufig. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie von einer internen Buchhaltungsabteilung, einer externen Buchhaltungsfirma oder dem Unternehmer selbst durchgeführt wird. Fehler und das Risiko, dass sie auftreten, lassen sich durch verschiedene Kontrollmechanismen, durch die Verwendung einer Buchhaltungssoftware oder durch die Investition in einen Mitarbeiter oder eine ausgelagerte Person, die sich mit der Buchhaltung gut auskennt und regelmäßig in diesem Bereich geschult wird, minimieren. Dennoch sind auch Buchhalter nur Menschen und Fehler können jederzeit passieren.

Die Buchhaltung ist ein recht komplizierter Bereich, in dem alle Anforderungen der geltenden Rechtsvorschriften und des Buchführungsgesetzes erfüllt werden müssen. Es wird eine große Anzahl von Dokumenten verarbeitet, insbesondere wenn der Buchhalter für die Einreichung von Dokumenten, Steuererklärungen, Berichten und Zusammenfassungen oder die gesamte Buchhaltungsagenda zuständig ist. Darin können wir häufige Fehler definieren, die häufiger als andere auftreten. Dazu können gehören:

• Tippfehler – falscher Betrag, falsches Datum, falsche Kontonummer, variables Symbol usw.
• Verwechslung von steuerlichen und nicht steuerlichen Belegen.
• Auslassung der Buchung eines Belegs oder Duplizierung (mehr als einmalige Buchung desselben Belegs).
• Fehler bei der Buchung im richtigen Buchungszeitraum.

Der Fehler ist nicht beabsichtigt, er kann sehr leicht auftreten, und wenn er entdeckt wird, muss er korrigiert werden. Für Korrekturen in der Buchhaltung gibt es feste Regeln, die durch das oben genannte Buchhaltungsgesetz festgelegt sind. Das Gesetz Nr. 563/1991 Slg. über die Buchhaltung, §35, spricht von drei Schritten, die zu befolgen sind.

1. Es ist notwendig, alle Grundsätze und Prinzipien der Buchhaltung einzuhalten – die Korrektur eines Fehlers muss vollständig, korrekt, verständlich, klar und schlüssig sein.
2. Unverzügliche Berichtigung des Fehlers – sobald der Fehler erkannt ist, muss er unverzüglich und ohne Verzögerung berichtigt werden.
3. Vollständige Information über die Berichtigung – aus der Berichtigung des Fehlers muss auf einen Blick ersichtlich sein, wer die Berichtigung vorgenommen hat, wann er sie vorgenommen hat und welchen Inhalt das Dokument vor und nach der Berichtigung hatte.

Das Rechnungslegungsgesetz schreibt auch vor, welche Art von Dokument nicht als Berichtigung eines Buchungsfehlers angesehen werden kann. In erster Linie handelt es sich um eine Situation, in der die Korrektur den Inhalt des ursprünglichen Buchungsbelegs nicht verändert. Eine Berichtigung ist auch dann nicht gültig, wenn die Anforderungen der Vollständigkeit, des Nachweises, der Korrektheit, der Klarheit und der Transparenz nicht erfüllt sind. Wenn der neue Buchungseintrag nicht eindeutig ist, kann er nicht als Berichtigung angesehen werden.

Es kann verschiedene Situationen geben, in denen ein Fehler auftritt:

• Der Fehler befindet sich in einem Beleg, der noch nicht gebucht wurde.
• Der Fehler ist bereits im Buchführungssystem vorhanden,
• Der Fehler ist in einem früheren Buchungszeitraum aufgetreten (in diesem Fall hängt es davon ab, ob die Entdeckung des Fehlers vor oder nach dem Abschlussdatum erfolgt ist).

Der einfachste Zeitpunkt für die Korrektur eines Buchungsfehlers ist natürlich, wenn er sich noch auf dem Buchungsbeleg befindet. Wenn der Beleg jedoch bereits gebucht wurde, muss die Korrektur auch im Buchhaltungssystem vorgenommen werden. Die Korrektur eines Buchhaltungsbelegs hat ihre eigenen Anforderungen. Der fehlerhafte Eintrag muss mit nur einem waagerechten Strich durchgestrichen werden, so dass der Eintrag lesbar ist. Damit ist die Anforderung erfüllt, den Inhalt des Originalbelegs zu erhalten.

Die Verwendung von Überklebern, Bleichmitteln, Radiergummis oder das Durchstreichen, Einreißen oder Auskratzen von Informationen ist nicht zulässig. Anschließend ist der richtige Eintrag vorzunehmen, das Datum der Berichtigung anzugeben und der Name der Person zu nennen, die die Berichtigung vorgenommen hat. Diese Person ist dann für die Richtigkeit der Korrektur und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen verantwortlich.

Wenn der Beleg mit den unrichtigen Daten bereits in das Buchhaltungssystem eingegeben wurde, muss die Berichtigung auch dort vorgenommen werden. Nach dem Rechnungslegungsgesetz ist es nicht möglich, einen fehlerhaften Eintrag zu löschen und einen neuen Eintrag zu erstellen. Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, den Fehler zu korrigieren. Die einfachste besteht darin, einen korrigierten Beleg auszustellen und den Originalbeleg damit zu ersetzen.

Eine andere Möglichkeit ist die Stornierung, bei der die falsche Buchung mit einem negativen Vorzeichen gebucht und eine neue Buchung mit den richtigen Daten in der Buchhaltungssoftware erstellt wird. Alternativ ist auch eine Teilstornierung möglich, bei der nur die Differenz zwischen den Beträgen mit negativem Vorzeichen gebucht wird. Diese Option ist nur möglich, wenn der falsche Betrag den höheren Betrag übersteigt.

Wenn der richtige Betrag höher ist als der falsche, kann eine zusätzliche Buchung vorgenommen werden. Die Differenz zwischen den beiden Beträgen wird dann gebucht. Wenn der Buchhalter es völlig versäumt hat, einen Beleg im System zu buchen, kann eine neue Buchung vorgenommen werden.

Stellt man bei der Überprüfung der Bilanzkonten im Rahmen der Kosten- und Erlösabrechnung einen Fehler aus einer früheren Periode fest, gibt es zwei Lösungsmöglichkeiten. Diese unterscheiden sich darin, ob die Konten bereits genehmigt wurden oder nicht. Wenn der Abschluss noch nicht stattgefunden hat, kann der Fehler in den Büchern und im System wie oben beschrieben korrigiert werden.

Ist der Abschluss genehmigt, ist es nicht mehr möglich, in die Buchführung einzugreifen oder Daten hinzuzufügen. Auch hier besteht noch die Möglichkeit zur Korrektur. Nach der Genehmigung des Abschlusses muss festgestellt werden, ob der Betrag signifikant oder unbedeutend ist.

Wenn also ein Unternehmen einen Umsatz von Hunderttausenden oder sogar Millionen Kronen erzielt und ein Fehler von einigen Dutzend oder Hunderten von Kronen festgestellt wird, kann dieser als unbedeutender Betrag betrachtet werden. In einem solchen Fall reicht es aus, ihn in die Kosten oder Einnahmen des Unternehmens im laufenden Rechnungszeitraum einzubeziehen. Andernfalls muss der Fehler im Dokument “sonstiger Gewinn oder Verlust” beschrieben und dem Jahresabschluss beigefügt werden.

Im Falle eines schwerwiegenderen Fehlers, der auch zu einer falschen Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage führt, wird der Buchungsfehler im folgenden Jahr über die sonstige Gewinn- oder Verlustrechnung korrigiert, aber es muss auch eine zusätzliche Körperschaftsteuererklärung abgegeben werden.

Um Buchhaltungsfehler zu vermeiden oder zumindest zu minimieren, sollten Sie daher Kontrollmechanismen einrichten. Sie können eine gute Buchhaltungssoftware verwenden. Lassen Sie sich beraten oder richten Sie Inventur- und Kontrollverfahren ein. Verlangen Sie jedes Jahr zum Jahresabschluss eine Bestandsaufnahme der Konten, d. h. eine Aufschlüsselung der Kontosalden in einzelne Posten. Überprüfen Sie den Stand der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Es sollte gängige Praxis sein, diese Überprüfungen während des Jahres durchzuführen und sie nicht bis zur letzten Minute vor Abgabe der Steuererklärung aufzuschieben. Suchen Sie sich eine Firma, die Ihre Buchhaltung übernimmt, die sich in der Branche gut auskennt und regelmäßig geschult wird. Sie verfügt über Kontrollmechanismen, die mindestens monatlich angewendet werden. Lassen Sie sich bei der Auswahl einer Buchhaltungsfirma diese Mechanismen beschreiben. Erkundigen Sie sich nach den Schritten und Verfahren, die das Unternehmen eingeführt hat, um das Fehlerrisiko zu minimieren. Diese Verfahren sollten den Buchhaltern helfen und Ihnen das Vertrauen geben, dass Ihre Buchhaltung in guten Händen ist.