Am 2. Mai endete die Frist für die elektronische Einreichung der Steuererklärungen für das Jahr 2023 für Unternehmen und Privatpersonen, die keine Betriebsprüfung haben oder kein Formular für die aufgeschobene Einreichung bei einem Steuerberater verwenden.
Bei Jaspar Accounting wurden die meisten Steuererklärungen für Unternehmen, d. h. für die doppelte Buchführung, eingereicht. In unserem heutigen Artikel fassen wir für Sie kurz zusammen, welche Erkenntnisse wir aus den diesjährigen Steuererklärungen gewonnen haben.
Vor der Erstellung der Steuererklärung beschäftigen wir uns mit dem Kontenverzeichnis
Um den gesamten Zusammenhang des Artikels zu verstehen, ist es wichtig zu wissen, dass vor der Erstellung der Buchführung und der Steuererklärung eine Konteninventur durchgeführt werden sollte. Diese können erst erstellt werden, wenn alle Primärbelege (d.h. Kontoauszüge, Rechnungen, Kassenbücher, interne Belege usw.) in der Buchführung erfasst sind.
Es müssen Belege für die Bewegungen in der Bank vorliegen
Wir sind in einigen Unternehmen auf das Problem gestoßen, dass die Bankbewegungen keinen Titel, d.h. keinen Beleg, hatten. Daher ist es notwendig, sich darüber zu verständigen, ob es in der Macht des Unternehmens liegt, die Belege zurückzuverfolgen, oder ob es sich bei den betreffenden Ausgaben um nichtsteuerliche Ausgaben handelt.
Jeder Buchungsvorgang wird in zwei Konten erfasst
Ein weiteres Problem bestand darin, dass das Unternehmen (bzw. die verantwortlichen Vertreter) nicht wusste, wie sich die Kontostände zusammensetzten. Die doppelte Buchführung funktioniert nach dem Prinzip der doppelten Buchungen. So wird jeder Buchungsvorgang auf zwei Konten verbucht, “auf der linken Seite des Má dáti und auf der rechten Seite des Dal”. Jede Buchung auf einem dieser Konten ist mit einer Buchung auf dem anderen Konto verbunden.
Dieses Prinzip erleichtert die Kontrolle, und alles muss auf den Pfennig genau stimmen. Natürlich gibt es Fehler, aber die werden durch regelmäßige Kontrollen schnell entdeckt. Deshalb sollte man wissen, wie sich die Kontostände zusammensetzen. Nehmen wir ein paar Beispiele:
- Das Debitorenbuch, d.h. die ausgestellten unbezahlten Rechnungen, müssen mit dem Konto 311 – Kunden übereinstimmen. Die Liste der erhaltenen unbezahlten Rechnungen, die Kreditoren, muss mit dem Konto 321 – Lieferanten übereinstimmen.
- Ist das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig, muss die Mehrwertsteuererklärung mit dem Konto 343 übereinstimmen.
- Wenn es Angestellte hat, muss die Gehaltsabrechnung für den letzten Monat des Jahres mit dem Konto 33 – Abrechnung mit Angestellten usw. übereinstimmen.
Es kann Gründe für die Bestandsdifferenz geben. Sie müssen diese jedoch erläutern und dokumentieren können.
Kontroll- und Konteninventuren vermeiden fehlende Ausgaben oder Einnahmen. Oder wir haben eine Steuer- oder Versicherungszahlung übersehen.
Vorsicht bei der Buchführung für Bankkredite
Ein weiterer Bereich mit potenziellen Problemen sind Bankkredite, die von vielen Unternehmen in Anspruch genommen werden. Diese Verbindlichkeiten, die meist unter den Konten 46 – Langfristige Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten oder 23 – Kurzfristige Darlehen verbucht werden, müssen mit den Salden auf den Kreditkontoauszügen übereinstimmen. Auf diese Weise können wir überprüfen, ob wir die Kreditsumme und die Nebenkosten (d.h. Gebühren und Zinsen) korrekt verbucht haben.
Wiederkehrende Kosten
Bei der Bearbeitung von Abschlüssen und Rückgaben für unsere Kunden sind wir auch darauf gestoßen, dass nicht alle regelmäßigen Zahlungen in den Büchern verbucht wurden. Es ist eine gute Idee, zu überprüfen, ob Sie 12 Mal Miete, Rechnungen von Telefongesellschaften, Provisionen usw. gebucht haben. Wir werden auch überprüfen, ob diese Posten bezahlt wurden.
Unglückliche unerledigte Angelegenheiten
Fehler traten häufig bei Konto 12 – Eigenes Produktionsinventar, insbesondere bei Konto 121 – Unfertige Leistungen auf. Ein Beispiel: Einem Unternehmen sind im Jahr 2023 Kosten entstanden, die in diesem Jahr nicht in Rechnung gestellt oder in ein Produktlager übertragen werden konnten. Dies geschieht in der Regel, weil noch nicht alle Arbeiten erledigt sind und die Arbeit, das Produkt oder der Vertrag noch nicht abgeschlossen sind. Der Wert dieser Kosten stellt in der Buchführung den Wert der unfertigen Erzeugnisse dar und muss in das Vorratsvermögen (eigenes Produktionsinventar) aufgenommen werden.
Kosten- und Erlösabgrenzung
Es ist zu beachten, dass die Erfassung von Kosten und Erträgen in der Periode erfolgen muss, auf die sie sachlich und zeitlich bezogen sind. Wir erfassen Erträge in der Periode, in der sie anfallen, und ordnen ihnen Kosten zu. Wenn die Kosten vor der endgültigen Rechnungsstellung anfallen, müssen wir sie zeitlich zuordnen.
Berücksichtigung von Abschreibungen und Schäden
Der letzte Punkt ist die fehlerhafte Verbuchung von Fehlmengen und Schäden. Die buchführenden Stellen müssen ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vom Stand der Aktiva und Passiva vermitteln. Wenn der Stand der Aktiva nicht mit der Realität übereinstimmt, muss diese Diskrepanz ausgewiesen werden. Und – ganz wichtig – der steuerliche Aspekt muss beachtet werden. Abschnitt 25 des Einkommensteuergesetzes besagt, dass Verluste und Schäden, die über die Entschädigung hinausgehen, nicht als Ausgaben (Kosten) anerkannt werden können. Es wäre nicht das Gesetz, wenn es nicht eine Ausnahme gäbe. In § 24 Absatz 2 Buchstabe I werden Schäden, die durch Naturkatastrophen entstanden sind, oder z. B. Schäden, von denen die Polizei annimmt, dass sie von einem unbekannten Täter verursacht wurden, als steuerlich absetzbar aufgeführt.
Konten müssen in das Register eingetragen werden
Ein weiterer Vorbehalt, der nur für jene buchführenden Unternehmen gilt, die im öffentlichen Register eingetragen sind und nach dem Buchführungsgesetz verpflichtet sind, ihre Jahresabschlüsse in der Urkundensammlung zu veröffentlichen. Die Jahresabschlüsse müssen innerhalb von 30 Tagen nach der Genehmigung durch die zuständige Behörde und der Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer veröffentlicht werden, und zwar spätestens 12 Monate nach dem Bilanzstichtag, d.h. im Allgemeinen bis zum 31. Dezember des folgenden Kalenderjahres. So muss beispielsweise der Jahresabschluss für das Jahr 2023 spätestens am 31.12.2024 veröffentlicht werden. Wer dieser Verpflichtung nicht nachkommt, kann mit einer Geldstrafe von bis zu 3 % des Gesamtwerts des Unternehmensvermögens belegt werden. Eine dauerhafte Nichteinhaltung dieser Verpflichtung kann dann zu einer gerichtlichen Entscheidung führen, das Unternehmen aufzulösen (in der Regel auf Initiative einer anderen Person).
