O dobrovolné registraci k DPH můžeme uvažovat vždy, když nejsou splněny podmínky pro povinnou registraci a daná osoba je tzv. osobou povinnou k dani. To znamená, že uskutečňuje ekonomickou činnost vymezenou v zákoně o DPH a chce být plátce DPH.
Uvedeme si například situaci u nově vzniklé společnosti s ručením omezeným. Společnost se po založení rozhodne, že chce být plátcem DPH. Přihlášku k dobrovolné registraci může podat kdykoliv (tedy lze ihned) poté, co bude společnost zapsána do obchodního rejstříku.
Na stránkách Ministerstva financí v portálu moje daně v elektronických podáních pro Finanční správu najdeme sekci Elektronické formuláře, dále formuláře registrace, až narazíme na přihlášku k registraci k dani z přidané hodnoty. Po vyplnění formuláře je zapotřebí ho správci daně odeslat elektronicky ve formátu xml.
Je zapotřebí se však připravit na to, že finanční úřady již neprovádějí dobrovolné registrace na počkání současně s registrací právnické nebo fyzické osoby k dani z příjmů. Dnes velmi často požadují doplňující údaje. Ověřují si ekonomickou činnost, a to především doložením dokladů k sídlu, tedy nájemní smlouvy na sídlo společnosti či provozovnu, dále smlouvy o bankovním účtu (pokud již nebyly předkládány při prvotní registraci), podrobnější rozpis činností, uvedení klíčových zákazníků a dodavatelů, předložení již vystavených faktur, objednávek, e-mailové komunikace apod.
V zákoně nikde není stanoveno, co vše může finanční úřad požadovat – je tedy na každé osobě, aby prokázala hodnověrně, že uskutečňuje nebo bude uskutečňovat zdanitelná plnění s nárokem na odpočet a je osobou povinnou k dani.
Doporučujeme tyto náležitosti (dokumenty) k žádosti o dobrovolnou registraci podat hned, aby se zbytečně neprodlužovala doba vaší registrace.
Pokud podáte pouze formulář, finanční úřady zasílají na základě ustanovení § 128 odst. 1 zákona č. 280/2009 Sb., daňového řádu výzvy k odstranění pochybností v registračních údajích. Dávají dostatečnou lhůtu, a to 15 dnů na doplnění žádosti.
Dle našich zkušeností s registracemi k DPH a požadavky na doplnění údajů ze strany FÚ doporučujeme s formulářem zaslat:
- popis ekonomické činnosti;
- jakým způsobem a kde je vykonávána;
- soupis dodavatelů a odběratelů, s nimiž jste již navázali kontakt.
Můžete také doplnit (a my to doporučujeme, pokud již takové dokumenty máte):
- smlouvy (se zákazníky, s dodavateli apod.),
- účetní doklady,
- objednávky,
- předávací protokoly.
Lze sdělit, zda již máte nějaké zaměstnance. Pokud ano, doložit opět relevantními důkazními prostředky, jako jsou pracovní smlouvy, evidence zaměstnanců, přihláška do registru zaměstnavatelů u ČSSZ.
Pokud jste již nakupovali zboží nebo služby, doložte kopie faktur. Uveďte, kdo vede vaše účetnictví a kde je sídlo společnosti. Uveďte, jaké explicitní náklady v souvislosti s přípravou na výkon deklarované ekonomické činnosti Vám dosud vznikly a z jakých peněžních prostředků je finančně saturujete (jedná-li se o vlastní peněžní prostředky, tak jejich dispozici můžete prokázat kupříkladu výpisem z bankovního účtu, kde bude patrný peněžní zůstatek; v případě cizích peněžních prostředků můžete doložit kupříkladu uzavřenou smlouvu o půjčce, smlouvu o úvěru, popř. jinak zajištěné financování), zvlášť pokud operujete s velmi nízkým základním kapitálem obchodní společnosti.
Plátcem DPH se pak stáváte ode dne následujícího po dni oznámení rozhodnutí o registraci k dani z přidané hodnoty.
