Buchhaltungsdaten: was ein Unternehmen aufbewahren sollte und was dem Buchhalter überlassen werden sollte
Buchhaltungsdaten sind eine wichtige Informationsquelle für die Verwaltung, Planung und Leitung eines Unternehmens. Jedes Unternehmen sollte systematisch und regelmäßig mit den Daten seiner Buchführung arbeiten und sie nutzen, um sich einen umfassenden Überblick über seine Situation zu verschaffen, Risiken zu antizipieren, den Cashflow zu verwalten und das Wachstum zu planen.
Aber welche Buchhaltungsdaten sollte ein Unternehmen bei sich behalten und welche sollte es seinem(n) Buchhalter(n) überlassen? Das hängt davon ab, welche Art von Geschäft das Unternehmen betreibt, welche Bedürfnisse und Fähigkeiten es hat und wie gut die Beziehung zu dem/den Buchhalter(n) aufgebaut ist.
Lagerbestandsdaten
Lagerdaten sind Informationen über die Lagerbestände eines Unternehmens, d. h. wie viele Waren das Unternehmen auf Lager hat, wo sie sich befinden, ihre Qualität, ihren Preis und ihre Haltbarkeitsdauer. Lagerdaten sind wichtig für eine effiziente Lagerverwaltung, die Optimierung des Warenein- und -verkaufs, die Verringerung von Lagerverlusten und die Erfüllung der Kundenanforderungen.
Ein Unternehmen sollte seine Lagerdaten in elektronischer Form aufbewahren, zum Beispiel in einer Lagersoftware oder -anwendung. Dies erleichtert die Arbeit mit den Bestandsaufzeichnungen, dem Inventar, der Ausgabe von Dokumenten oder der Verknüpfung mit der Buchhaltungssoftware. Außerdem sollte das Unternehmen seine Bestandsdaten regelmäßig überprüfen und auf dem neuesten Stand halten.
Finanzdaten
Bei den Finanzdaten handelt es sich um Informationen über die Finanzlage eines Unternehmens, d. h. seine Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Einnahmen und Ausgaben. Finanzdaten sind unerlässlich für Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Unternehmensanalysen, Budgetplanung, Kredit- oder Zuschussanträge oder für Prüfungs- und Kontrollzwecke.
Ein Unternehmen sollte die Finanzdaten einem Buchhalter überlassen, wenn es keine eigenen Bücher führt. Ein Buchhalter ist ein Fachmann, der sich mit den gesetzlichen Bestimmungen, Rechnungslegungsstandards und Steuersätzen auskennt und der alle erforderlichen Unterlagen korrekt und fristgerecht erstellen und einreichen kann. Das Unternehmen sollte jedoch Kopien seiner Finanzdaten aufbewahren, sowohl in elektronischer Form als auch in Papierform, für den Fall, dass eine Überprüfung erforderlich ist.
Abschluss
Buchhaltungs- und Inventardaten sind ein wichtiges Instrument für die Verwaltung eines Unternehmens. Ein Unternehmen sollte die Finanz- und Bestandsdaten, die es für das Tagesgeschäft benötigt, bei sich führen und die Finanzdaten, die eine professionelle Bearbeitung erfordern, dem Buchhalter überlassen.
Wenn Sie Ihre Daten nicht unter Kontrolle haben…
Was passiert, wenn man seine Wirtschaftsdaten nicht unter Kontrolle hat, wenn z. B. die Buchhalterin sie nur in ihrem Büro oder auf einem Laptop irgendwo zu Hause hat:
- Sie wissen nicht, wie Sie Ihre Daten sichern können.
- Sie können nicht 24/7/365 auf sie zugreifen. Sie halten das vielleicht für unnötig, aber Sie wissen nie, ob ein solcher Bedarf entstehen wird.
- Sie führen keine regelmäßigen Kopien Ihrer Backups mit sich.
- Sie haben keine Ahnung, ob die Daten angemessen gesichert sind (z. B. sind sie vielleicht nicht passwortgeschützt, der Buchhalter hat keine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet usw.).
- Nur wenige Personen außerhalb Ihres Unternehmens haben Zugang zu den Daten (und Sie können daher nicht auf die Daten zugreifen, wenn sie abwesend sind).
- Sie haben keinen Überblick darüber, wer tatsächlich auf Ihre Wirtschaftsdaten zugreifen und sie bearbeiten kann. Und so weiter.
Was kann schief gehen?
- Ihr Buchhalter meldet sich nicht mehr (Murphy’s Law – meist zum ungünstigsten Zeitpunkt).
- Die Buchhaltungsfirma sichert die Daten schlecht und verliert sie aus verschiedenen Gründen.
- Sie haben keine geografisch getrennten Datensicherungen an mehreren Standorten. Dann genügt ein Brand oder die Zerstörung eines Servers, und schon sind die Daten weg.
- Jemand verschlüsselt die Daten und verwendet sie für illegale Aktivitäten (z. B. um Ihren Arbeitgeber – die Buchhaltungsfirma oder Sie als Kunde – zu erpressen).
- Das einzige Backup, das Ihre Buchhaltungsfirma hat, kann nicht wiederhergestellt werden. = Sie haben keine Daten. usw..
Eine Geschichte aus der Praxis
An dieser Stelle verweisen wir Sie auf unsere jüngste Fallstudie mit dem Titel Wenn der Server der Buchhaltungsfirma und ihre Datensicherung abbrennt, in der wir die Geschichten von zwei unserer Kunden vorstellen, die durch den Verlust ihrer Buchhaltungsdaten einen heißen Moment erlebten.
Denken Sie daran: Keine Daten = kein Geschäftsbetrieb.
