Účetní data: Co by měla firma mít u sebe a co nechat na účetní
Účetní data jsou důležitým zdrojem informací pro řízení, plánování a směřování firmy. Každá firma by měla systematicky a pravidelně pracovat s daty, které má ve svém účetnictví, a používat je pro to, aby měla ucelený přehled o své situaci, dovedla předvídat rizika, řídit peněžní toky a plánovat rozvoj.
Ale jaká účetní data by měla mít firma u sebe a jaké nechat u účetní(ho)? To závisí na tom, jakou formu podnikání firma má, jaké jsou její potřeby a možnosti, a také na tom, jak dobrou a dobře nastavenou spolupráci s účetní(m) má.
Skladová data
Skladová data jsou informace o stavu zásob firmy, tedy o tom, kolik zboží má firma na skladě, kde se nachází, jaká je jeho kvalita, cena a trvanlivost. Skladová data jsou důležitá pro efektivní řízení skladu, optimalizaci nákupu a prodeje zboží, snižování skladových ztrát a plnění zákaznických požadavků.
Skladová data by měla firma mít u sebe v elektronické podobě, například v nějakém skladovém programu nebo aplikaci. Tím si usnadní práci s evidencí skladu, inventurou, vystavováním dokladů nebo propojením se svým účetním programem. Firma by měla také pravidelně kontrolovat svá skladová data a udržovat je aktuální.
Finanční data
Finanční data jsou informace o finanční situaci firmy, tedy o jejím majetku, závazcích, příjmech a výdajích. Finanční data jsou nezbytná pro účetní závěrku, daňové přiznání, analýzu hospodaření, plánování rozpočtu, žádost o úvěr nebo dotaci, případně pro účely auditu nebo kontroly.
Finanční data by měla firma nechat na účetní, pokud si sama nevede účetnictví. Účetní je totiž odborník, který zná legislativní požadavky, účetní standardy a daňové sazby, a který dokáže správně a včas zpracovat a podat všechny potřebné doklady. Firma by měla ale mít u sebe kopie svých finančních dat, a to v elektronické i papírové podobě, pro případ potřeby nebo kontroly.
Závěr
Účetní i skladová data jsou důležitým nástrojem pro řízení firmy. Firma by měla mít u sebe finanční i skladová data, která potřebuje pro svůj běžný chod, a nechat na účetní finanční data, která vyžadují odborné zpracování.
Když nemáte svá data pod kontrolou…
Co se stane, když nemáte svá data ekonomická pod kontrolou, například pokud je má účetní jen ve své kanceláři nebo někde doma v notebooku:
- Nevíte, jakým způsobem se vaše data zálohují.
- Nedostanete se k nim 24/7/365. Možná si říkáte, že je to zbytečné, ale nikdy nevíte, zda se taková potřeba neobjeví.
- Nemáte u sebe pravidelné kopie záloh.
- Nemáte představu o tom, zda jsou data zabezpečena odpovídajícím způsobem (například nemusí být chráněna heslem, účetní nemá nastaveno dvoufaktorové ověřování apod.).
- Má k nim přístup jen malý počet lidí mimo vaší organizaci (a v případě jejich indispozice se tak k datům nedostanete).
- Nemáte přehled o tom, kdo vlastně může k vašim ekonomickým datům přistupovat a jak s nimi nakládá. Atd..
Co se může pokazit?
- Vaše účetní přestane komunikovat (Murphyho zákon – zpravidla v tu nejméně vhodnou dobu).
- Účetní firma špatně zálohuje data a přijde o ně z různých důvodů.
- Nemáte geograficky oddělené zálohy dat na vícero místech. Stačí pak požár nebo zničení serveru a máte po datech.
- Data někdo zašifruje a použije k nelegální činnosti (např. vydírání svého zaměstnavatele – účetní firmy nebo přímo vás coby klienta).
- Jediná záloha, kterou vaše účetní firma má, nejde obnovit. = Nemáte data. Atd..
Příběh z praxe
Zde vás odkážeme na naši poslední případovou studii s názvem Když shoří server, na kterém je účetnictví i jeho záloha, kde prezentujeme příběhy dvou našich klientů, kteří zažili horké chvilky kvůli tomu, že přišli o svá účetní data.
Pamatujte: Nemáte data = neřídíte svou firmu.
